بناء الاتصال المؤسسي

 مفهوم  بناءً الاتصال المؤسسي (corporate / institutional communication  building )

الغرض و التعريف الذي  يعمل  على وصف  الفكرة الرئيسية للاتصال  المؤسسى في  السوق  و في  هيئة العمل و في  البناء  المؤسسي:

“هو علمية تبادل و تطوير كافة المعلومات والبرامج و الموارد التواصلية و الإبداعية و المالية بالمؤسسة للتفاعل من خلال مجموعة من الممارسات  والنشر  التي تمكن المؤسسة من تنظيم الاتصالات التنظيمية الخارجية والداخلية لتطوير والحفاظ على صورة العلامة التجارية بين شركاء وبين الجمهور”.

ويعرف على “أنه وظيفة إدارية توفر إطارا للتنسيق الفعال لجميع الاتصالات الداخلية والخارجية لبناء السمعة المؤسسية والهوية والحفاظ عليها مع أصحاب المصلحة والجمهور التي تعتمد عليها المنظمة”

تعد إدارة  ونُظُم  قنوات اﻻﺗﺻﺎل المؤسسى ﻣن الإدارات الاستراتيجية في المنشآت وتشارك في صنع و اكتساب القرار بصورة رئيسية لدورها في كسب رضا الجمهور الداخلي والخارجي، ومواجهة الأزمات الإعلامية والتخفيف من حدتها، وحماية الهوية والسمعة المؤسسية و لممارسة  السيطرة  والتقييم التواصل الفعال على مدار العمل. وهي ضمير المؤسسة لقدرتها على صناعة المحتوى و  البرنامج الذي يجذب الجمهور ويخلق التفاعل والولاء وفقاً إلى أساس احتياجات المؤسسة على المستوى الدولي و المحلي، ويتضمن بناء علاقة حميمية و حوارية مع وسائل الإعلام، والتواصل الفعال لتقليل الفجوة بين الاتصالات الداخلية والخارجية وتوحيد الرسالة الاتصالية داخل وحدة ﺑﻧﺎء وأدوات المؤسسة بشكل صاعد.

أهداف الاتصال المؤسسي

يتم تصميم استراتيجيات  اﻻﺗﺼﺎل  المؤسسي لتحقيق الأهداف الأساسية الآتية:

    1- عند التحدث عن تعريف أهداف الاتصال المهني والمؤسسي البسيطة في اي شركة نجد انه يهدف إلى تأسيس عمل منظم نحو لنمو ونجاح المنظمة ﻣﻦ خلال تنظيم هياكل الاتصال الداخلية الفعالة التي تسهل تبادل المعلومات حول المهمة والرؤية والهدف من المنظمة للموظفين.

2 – خلق سمعة إيجابية للمؤسسة أمام للجمهور والحكومة والمساهمين والمستثمرين والإعلام، من خلال توفير المعلومات بواسطة وسائل الإعلام المختلفة، والاجتماعات، والإنترنت، و نتائج التقارير السنوية.

3 – دورة الاتصال الداخلي و الإداري المعاصر بأشكاله المختلفة لتمكين الموظفين لمعرفة أداء المنظمة بطريقة مختلفة ومناقشة قضاياها الاجتماعية كما أنه يحفز الموظفين على ممارسة التواصل لتعزيز والحفاظ على سمعة المؤسسة الذي يتطلب مجهود ملحوظ.

4 – ضرورة نجاح معرفة و بحث أداء المؤسسة والأنشطة  و القدرات المستقبلية أول بأول وإقناع و الهام الجماهير ببرامجها  لإنشاء صورة إيجابية من خلال إعداد التقارير والرسائل والقصص الحوارية الفاعلة للتأثير على تصور و  تخطيط أصحاب المصلحة مع تسليط الضوء على تقوية دور و تأثير و جبهة المؤسسة الذي يجمع الدور و التقييم الحكومي و  الإعلامي و الاجتماعي خصوصاً من جانب المجتمعات و العقول الإدارية.

5 – التميز ببناء الهيكل الأداري و التركيز في تعزيز التماسك والتعاون بين جميع الأعضاء فإن التواصل اﳌﺆﺳﺴﺎﰐ يؤسس بيئة عمل صحية في المنظمة ويضمن أن العاملين والإدارة تعمل على تحقيق الأهداف المشتركة.

هيكل إدارة الاتصال المؤسسي

أفضل هيكل لقسم الاتصالات المؤسسية هو أن يرأس هيكل الاتصال المؤسسي و الجلسة المؤسساتية الرئيس التنفيذي للمنظمة و عضو مجلس الإدارة. ومن الرئيس التنفيذي ، يتم تمرير جميع المعلومات رأسياً إلى مدير الاتصال المؤسسي بحيث تقوم إدارة الاتصال المؤسسي بإدارة التدفق الداخلي والخارجي للمعلومات بشكل أفقي لذا فأن مدير الاتصال هو المسؤول عن المعلومات الداخلية والخارجية وغيرها من الشئون الخدمية و ال تدريبية في اي مؤسسة بصورة اتصالية.

العلاقات العامة أم الاتصال المؤسسي

على الرغم من أن كثير من الجهات ﻓﻲ العالم و الملتقى الاجتماعي تبنت تغيير مسمى العلاقات العامة إلى مسميات عدة توضح ان هناك خلل في تبني مفهوم الاتصال المؤسسي إما لعدم وضوحه او لحداثته فنجد قطاعات وجهات تبنت مسميات: الاتصال المؤسسي والتسويق، او الاتصال المؤسسي والعلاقات العامة، أ او الاعلام والاتصال المؤسسي

الممارسة لا تختلف بين المفهومين في الهدف الرئيس وهو الحفاظ على السمعة وبناء العلاقات الخارجية والداخلية مع الجمهور، إلا أن عملية الاتصال المؤسسي تشمل  معلومات دقيقة بشكل داخلي و خارجي حول الوضع الحالي للمؤسسة، ويوفر نظرة ثاقبة للتوقعات، ويكون مظلة لجميع الاتصالات التسويقية والداخلية والخارجية.

الفرق بين الاتصال المؤسسي والتسويقي

– يهدف اي اتصال مؤسسي إلى بناء سمعة المنظمة وتطوير صورة و علاقات إيجابية للمؤسسة أو الشركة في المجتمع، بينما في مجال الاتصال التسويقي، فإن الترويج لمبيعات المنظمة هو التركيز الرئيس.

– رؤية و محاور و مدخل ومهام الإتصال التسويقي و الرقمي في اي منظمة يركز على مميزات  المنتج او الخدمة وجماهيرها في إطاراً مخصص، بينما الاتصال المؤسسي يركز على هوية المنظمة بشكل عام.

– مجلس الاتصال المؤسسي يستهدف التواصل والتعامل جمهور المنظمة وأصحاب المصلحة، بينما يستهدف التسويقي العملاء لترويج المنتجات.

–  تهدف الاتصالات المؤسسية الحديثة و العلمية للتأثير على الرأي العام، بينما الاتصالات التسويقية مصممة للتأثير على العملاء الحاليين والمحتملين لخلق الطلب على المنتجات والخدمات.

 معوقات تسهم في عدم تفعيل الاتصال المؤسسي في كثيرا من المؤسسات الحكومية :

1- البيروقراطية الإدارية من  المعوقات  الأولى التي تواجه جلسات تفعيل الاتصال المؤسسي و التقني التي تنظم في الجهات الإدارية مما يمنع تكامل الأنشطة الاتصالية لتأسيس عمل موجه لنمو ونجاح المنظمة يتم تحقيق الهدف من خلال تبادل المعلومات  بين الادارات المتنوعة لتنفيذ استراتيجية المنظمة ورؤيتها.

2- من  أهم الممارسات الخاطئة التي تفقد تطبيق الاتصال المؤسسي وتعزيز دوره حصره في التواصل الداخلي والاتصال التسويقي، وكذلك التفريق بين التسويق والاتصال، واعتبار الاتصال المؤسسي  إدارة ليست استراتيجية لا تشارك في بناء استراتيجيات المنظمة، مما يضعف دور الاتصال المؤسسي الذي ينبغي أن يكون مظلة لجميع الاتصالات ويرتبط بالرئيس التنفيذي للجهة الحكومية.

3- سعادة تصورات الموظفين وزيادة ولائهم للمنشأة من أولويات الاتصال المؤسسي  وذلك بتمكينهم من معرفة أداء المنظمة، ورسالتها، واستراتيجيتها لتعزيز الثقافة التنظيمية، ولا يقل التواصل الداخلي أهمية من الاتصال الخارجي بالأعلام وأصحاب المصلحة. حيث تجاوز تطور مفهوم الموظف من مجرد  موظف إلى أن أصبح سفيرا للعلامة التجارية.

4- في ظل التعقيد في بيئات العمل تزيد قيمة التواصل الذهنية، وتعاني كثيرا من المؤسسات من وجود خبراء للاتصال الذي يستطيعون إدارة الاتصال في جميع الاتجاهات، وصياغة استراتيجيات التواصل الهادف للحفاظ على هوية المؤسسة وسمعتها وبناء الاتصال باتجاهين بين المنظمة وجمهورها.

 5- لا يمكن تفعيل وإنشاء وإدارة الاتصال المؤسساتي دون تعزيز مبدأ الشفافية والافصاح لمعرفة أداء المؤسسة وأنشطتها المستقبلية لإقناع جمهورها برسالتها وأدائها، وتعزيز الصورة الإيجابية عن طريق إعداد التقارير والرسائل الإعلامية، وخلق القصص الملهمة للتأثير على تصور أصحاب المصلحة المتعددين، والراي العام.

6- يعتمد مجال الاتصال في الأساس على التخطيط وتحليل الجمهور المستهدف وصناعة المحتوى، ومن لا يقدر على التخطيط لا يقدر على إدارة دفة الاتصال؛ حتى وإن استعان بشركات العلاقات العامة التي قد لا تفهم ثقافة المنظمة والمجتمع، وترهق المؤسسات بأعباء مالية، وبدل من ذلك يمكن الاستثمار في الموظفين وتطوير مهاراتهم لإنهم الأبقى والانفع على المدى البعيد.

7- لقد أصبحت إدارات الاتصال والعلاقات العامة تستوعب من لا مهنة له، إذ تقوم كثير من القطاعات بتوظيف غير المتخصصين في إدارة الاتصال مما سبب صعفا وارتباك في تواصلها مع الجمهور. ويفضل أن يقوم بهذه المهام المختصين في مجال الإعلام والعلاقات العامة وصناع المحتوى لإنهم الأقدر على بناء الرسائل الإعلامية، وفهم وسائل الإعلام، وبناء الخطط الاتصالية، وفهم حاجات الجمهور واهتماماته.

ختاماً، لا تترددوا في الاتصال بنا والتعاون معنا لتحسين استراتيجية الاتصال المؤسسي الخاصة بمنظمتكم الخيرية، وذلك عن طريق زيارة موقعنا الإلكتروني https://bodsh.com/ للاطلاع على خدماتنا المميزة والحصول على الدعم اللازم لتحقيق النجاح في مشاريعكم الإنسانية والاجتماعية.