استراتيجية  الاتصال المؤسسي

الاتصال  من الوظائف التي  نتعامل  معها يومياً حيث تحتاج إلى  أنواع مهارات نوعية و تدريبية قد لا تتوافر لدى جميع الأفراد بنفس القدر لتطوير طبيعة عملها، واختلاف البشر في القدرة على التعبير عن أفكارهم بفاعلية وبطريقة تصل إلى الآخرين، باستخدام العديد من الطرق ذات  الجوانب المختلفة مثل الكتابة أو الحديث أو التسويق أو التغطية الإعلامية أو اعتماد التنسيق الداخلي و الإداري الذي يعد بوابة النجاح لاي عملية اتصال مؤسسي و استراتيجي بالمؤسسات، و التي تندرج تحت  فن و  ثقافة البيان لتحقيق تواصل ناجح داخلي و خارجي تشارك به جميع عناصر المؤسسة.

إدارة الاتصال المؤسسي الاستراتيجي من أهم الادارات المؤثرة داخل أي مؤسسة غير ربحية، و عند التخطيط لها هناك خطوتين أساسيتين في القمة يتم المرور عليهما سريعا وقد لا نعطيهما ما يكفي من التفكير، مما يترتب علية فقد المؤسسة لبعض الفرص المرتبطة بمدي فاعلية  الإستراتيجيات  الخاصة بالاتصال المؤسسي الاستراتيجي (و هو ما سنوضحة)، و تلك الخطوتين هما:

الخطوة الأولي:

 تحليل البيئة الخارجية PESTEL

و هو عبارة عن تحليل عوامل خارجية يستخدم من قبل الإدارة العليا لتقييم كافة العوامل الخارجية المؤثرة علي المؤسسة، ويستخدم تحليل  PESTEL لمعرفة الفرص المتاحة، وتحديد التهديدات الممكنة.

 وجاءت تلك التسمية، من أوائل حروف بعض الكلمات الإنجليزية، والتي تشير إلى العديد من التصنيفات ا للأزمة  المؤثرة على المنظومة الاستراتيجية و التنمية المستدامة في العموم، ومن بين تلك التصنيفات، ما يلي: العوامل السياسية – الاقتصادية و  الاستثمار – الاجتماعية – – العوامل البيئية – العوامل القانونية وتكنولوجيا الإتصال.

فعلي سبيل المثال، عند النظر إلي تنظيم  وإدارة البعد الاجتماعي و مواجهة اي حالات  طارئة  نجد أن هناك بعض الأنماط المستحدثة عن كيفية التعامل مع البيئة الخارجية للمواطنين سواء عند التواصل مع الجمهور المستهدف و الجهات المعنيةStakeholders ، أو عند التعاملات المالية من قبل الشباب و غيرها من  الفئات العمرية الأخرى و خاصة خلال جائحة كورونا، فتلك العوامل و النقاط يجب أخذها في الاعتبار عند التخطيط للاتصال المؤسسي الاستراتيجي في اي شركة أو مؤسسة أو عند ابتكار منتجات تنافسية جديدة لم تكن موجودة من قبل و تناسب جميع الاحتياجات للتبليغ عنها إلى الأطراف المعنية.

أما عن البعد البيئي و القانوني و لجان المتابعة في سوق العمل في الدولة، فهناك قوانين جديدة و محددات إقليمية و دولية يجب أن يتم وضعها في الاعتبار حيث قد تبدو غير مؤثرة و لكنها مؤثرة جدا علي المؤسسات المالية علي سبيل المثال: البصمة الكربونية للمؤسسة.

و عند النظر إلي البعد التكنولوجي، فيجب علي إدارة الاتصال المؤسسي الاستراتيجي و الرئيس التنفيذي وضع الفجوة بين الأجيال في الاعتبار نتيجة التقدم التكنولوجي بعين الاعتبار بالمستوى المطلوب، حيث أن تلك الفجوة تضع عبء ثقيل علي عاتقها في كيفية التعامل معها بشكل فعال و سريع، بما لا يوثر علي الأداء العام للمؤسسة ككل.

 لذلك من الضروري علي أي مؤسسة ترغب في الاستمرار و النجاح عدم التغاضي عن تلك الفجوة بين الفئات العمرية المختلفة نتيجة للتكنولوجيا، حتي لا تفقد المؤسسة فرصة التواصل مع عملائها من مختلف الشرائح و الفئات خاصة فئة الشباب التي تعتمد علي التكنولوجيا بشكل أساسي في إنجاز كافة معاملاتها وتطوير عدداً  من مهامها في  السوق  المهني بناءاً على  التجارب العملية على المستوى الحكومي أو التطوعي أو الإستثماري.

الخطوة الثانية:

ثاني خطوة وصلت لها الدراسات تكمن في وضع خريطة تتضمن أهم المؤثرين في المؤسسة و تصنيفهم علي مصفوفة السلطة،  فحينما تغفل المؤسسة عن أحد هؤلاء المؤثريين ممن لديهم قوة و قدرة علي التأثير علي أصحاب المصلحة و الجهات المعنية الرئيسية التي تدعم المؤسسة، تفقد المؤسسة بذلك فرصة ذهبية في توطيد علاقاتها معهم مما يعيق من نجاحها و من تعزيز التواصل الفعال علي المستوي الاستراتيجي.

لذلك لضمان فاعلية الاتصال المؤسسي الاستراتيجي داخل أي مؤسسة، يجب مراعاة التالي:

علي الصعيد الأول:

يجب أن تضم خطوة تحليل البيئة الخارجية  PESTEL أطراف متعددة في مختلف التخصصات من داخل و خارج المؤسسة، مع أهمية الاطلاع علي تحليل التقارير الإعلامية للمؤسسة عن السنة السابقة، و ما تتضمنه من رصد لاتجاهات و توجهات إقليمية و عالمية تؤثر علي نجاح و استمرارية المؤسسة سواء بشكل مباشرأو غير مباشر.

علي الصعيد الثاني:

ناخذ خطوة إلي الوراء و نسأل أنفسنا من هم أهم القنوات و المنصات المؤثرة علي أصحاب المصلحة الرئيسين ، مثلا ما هو الإعلام المناسب وهل هو الإعلام المحلي أو الدولي أو المؤسسات الدولية أو الجمعيات الأهلية المتعلقة بمجال العمل أو اتحادات/ تكتلات رجال الأعمال ام هم المستشارون المحليون و الدوليون ؟ من هو المؤثر الحقيقي علي توطيد علاقة المؤسسة مع الجمهور المستهدف و الجهات المعنية الرئيسية بشكل كبير.

و اخيراً، لا ننس أهمية  الذكاء المهني  مراقبة مصفوفة الاهتمام و السلطة و هي المصفوفة التي تصنف  العملاء و  أصحاب المصلحة ( Stakeholders) وفقا لقوتهم و تأثيرهم علي عملية الاتصالات المؤسساتي، و مدي احتمال إظهار اهتمامهم بطبيعة أعمالها ، لذلك من الضروري مراقبة أي تغيرات  وخطط  في اهتمامتهم، إلي جانب سرعة رصد دخول أي أطراف أخري علي الساحة لم تكن متواجدة من قبل.