التحول من الورقية للرقمية
مارس 1, 2023
بوابة وصول المنظمة للمجتمع
مارس 1, 2023المنشئات و المنظمات التي تسعى للاستمرارية والنمو اليوم لابد وان تكون مبنية على أسس صحيحة وسليمة. بناء النظام الإداري في جهة العمل لا يعتبر شيء ثانوي في نجاح المنشئات الربحية و الغير ربحية و يعتبر أساسي كونه يضع اي منشأة أو شركة على الطريق الصحيح ويوزع الادوار وينظم العلاقات ويوجه المسار ويوفر الوقت والجهد والتكلفة على المنشأة والعاملين فيها و بالتالي تحقيق أكبر قدر من الإستفادة للدولة و المجتمع.
ما هو معنى البناء المؤسسي
البناء المؤسسي عبارة عن أحد التجمعات المنظمة التي تهدف بصورة مباشرة إلى تحسين و رفع كفاءة الأداء الخاص بالعمل وتحسين فعاليته، وذلك لغرض تحقيق جملة من الأهداف والغايات، وعلى رأسها الأهداف الأولية سواء خيرية أو مؤسسية، كما تسعى إلى توزيع المهام والأدوار على كافة اللجان وخاصة الكبرى، بالإضافة إلى أنها تشكل فرق العمل والإدارات المتخصصة، وتستهدف كافة المجالات بما في ذلك العملية، والاجتماعية، والدعوية، وتساهم في اتخاذ القرارات السليمة في كافة الاختصاصات المقدمة، مما يجعل العمل مؤسساتياً بصورة بحتة، ولا بد من الإشارة إلى أنّ عطية العمل المؤسسي ينقسم إلى قسمين رئيسين في الشرق الأوسط و العالم العربي، وهما: العمل المؤسسي الفردي، والعمل المؤسسي الجماعي في اﻟﻘﻄﺎع العام او الخاص.
صفات البناء المؤسسي
الانفتاح على العالم الخارجي، وامتلاك عقلية ناضجة، بالإضافة إلى الابتعاد بشكلٍ تام عن عقليات السيطرة والتملك للجمعيات.
اليقين والتأكد من دليل النجاح.
الثقة العالية في اي مشروع يتم العمل عليه.
التخطيط والتنظيم السليم.
امتلاك عقلية إيجابية في التفكير، والابتعاد عن اليأس والسوداوية.
امتلاك المهارات الإدارية التخصصية اللازمة للأفراد.
مكونات البناء المؤسسى في المؤسسات التطوعية و الخيرية
ينبغي أن تتوافر عدة عناصر مهمة في الوقف الخيري الغير هادف للربح للبدء في رحلة البناء المؤسسي، نوردها بإيجاز:
– صنع و تطوير البناء التنظيمي للمنظمات المبني على التصميم، لتجزئة مخرجات الإدارات حسب الأعمال والأنشطة والواجبات.
– قدرة الجمعية في استخدام الموارد بشكل أفضل للتسجيل في قاعدة الادارة، لتحقيق الأهداف، حيث تتضمن فاعلية التخطيط والتنفيذ و التطوير و والرقابة والاتصالات.
– جهود القيادة واستطاعتها على صنع رؤية العمل الاستراتيجي و التعريف بها بالبناء و الأنظمة المؤسسية بطريقة عامة، وصياغة الاستراتيجيات والأهداف، وتحقيق المشاركة وتحفيز الطاقات في جمعية أو مؤسسة طبقاً للإجراءات القانونية التابعة إلى وزارة العدل و الاوقاف و المجتمع المدني كما يقول الكتاب مما يعتبر دعوة إلى الراغبين في تحقيق التقدم.
– إدارة و تحميل أعمال الموارد الإنسانية والمالية، لتحقيق أهداف المؤسسة، مثل مكافأة التميز وتعزيز الموظفين، وتهيئة الظروف وتحديد الحاجات التدريبية (مثل: الدورة التدريبية أو برنامج الجامعة)، وتقييم السلوك والتي تساهم في تنمية و تأهيل القدرات و المهارات العامة ضمن صياغة خطط المؤسسة الرئيسية.
– التسويق ﻷنشطة المؤسسة، وتعزيز العلاقات الإنسانية والخارجية، مع إنشاء قواعد بيانات عن المعنيين، والجهات الحكومية والاجتماعية المؤثرة، وترتيبهم حسب الأهمية، وتكوين أعلى مستوى للجودة مقارنةً بالآخرين.
– وجود دور قوي لرابطة العمل و أداء الموظفين المتكامل، المتكامل بواسطة الخطوات والسياسات، والقواعد والإجراءات لمنظمات فعالة في مجالات متعددة.
المبادئ الأساسية للبناء المؤسسي:
1) وضوح الفكرة و الدراسة و المؤشرات التي قامت من أجلها المؤسسة.
2) مشروعية المؤسسة والحصول على الترخيص القانوني لبدء العمل وفق شروطه.
3) وجود قيادة مؤهلة ومحترمة وقادرة ومتحمسة ومتفرغة لهذا العمل.
4) توفر الموارد المالية المركز الرئيسي لرأس المال الكافي للمنظمة.
5) إيجاد سمعة جيدة وآفاق واسعة للمؤسسة.
6) قدرة المؤسسة في ارض الواقع على اتخاذ قراراتها دون تدخل خارجي وتحقيق أهدافها وفق نموذج محدد والتغلب على الصعوبات وإجبار الآخرين على مسايرتها.
7) جذب عدد كاف من العاملين الأكفاء المنجزين والمتحمسين والمقتنعين لتقديم خدمات فعالة للمواطنين.
8) وجود لوائح وأنظمة عمل محددة وواضحة ومتفق عليها وموثقة ومدونة ومعروفة لكل الجهات المعنية و لجنة المتابعة يقيم الجهود المبذولة.
9) وجود خطط وبرامج محددة وواضحة ومدروسة ومتفق عليها وموثقة ومكتوبة ومعروفة للجهات المعنية في القطاع الربحي و الغير ربحي.
10) وجود نظام للرقابة والمتابعة والتقويم المستمر مما يساعد في التأكد من سلامة التخطيط والتنفيذ من جانب نظري و عملي.
دورة حياة البناء المؤسسي:
لدورة حياة البناء المؤسسي مجموعة من المراحل، يمكن رصد أهم خمس مراحل منها كالآتي:
النشأة والوجود (Existence):
وهي المرحلة التي تبدأ فيها المؤسسة الدراسات و البحث عن أسباب وجودها ونشأتها وهي مرحلة في غاية الخطورة؛ إذ إن فيها يتم تحديد الإجابة عن أسئلة جوهرية هي: -من نحن؟-، و -وماذا نريد؟-، و -كيف نصل؟-، والواقع يثبت أن غياب كثير من المؤسسات والمنظمات في الدول العربية وانهيارها قبل أن يستقيم عودها ويستغلظ ساقها يعود إلى عدم قدرتها على بلورة ورسم إجابات محددة لهذه الأسئلة.
وهذه المرحلة تتطلب من منظمات العمل أن: تحدد مفهوم الإدارة و الرؤية المستقبلية و الاجتماعية الخاصة بها وتحدد المهمة أو الرسالة التي تضطلع بها لتحقيق رؤيتها وهويتها التي ستتميز بها عن غيرها في مجال الإنتاج أو مجال الخدمات.كما تتطلب هذه المرحلة أيضًا تشخيصًا عميقًا ودقيقًا للبيئة المحيطة با لجمعية، سواء من داخلها أو من خارجها، وتحديد طبيعة ومواصفات المنتجات أو الخدمات التي ستقوم بتقديمها إلى العملاء وهذا يتطلب مستوى عاليًا من التحضير والاستعداد والتخطيط و التحليل وتوفير المستلزمات الأساسية للخروج إلى عالم المنافسة و تحقيق أثر أعمق مع بحث إتجاهات و مقومات كل عضو من أعضاء الفريق.
التأسيس والبناء (Establishment):
وهي المرحلة التي تبدأ بها المؤسسة باتخاذ خطوة و مبادرة حثيثة من أجل عميلة التأسيس والبناء والهيكلة بالطريقة التي تستجيب لمتطلبات الرؤية المستقبلية و النموذج التشغيلي و الرسالة المنوطة والأهداف التي وضعتهاو الخط التي ستقوم بإتباعه وهنا تبدأ المؤسسة باختيار أنسب الهياكل التنظيمية والإدارية وتحدد النظم واللوائح المالية والإدارية لضبط و دراسة إيقاع عملها داخليًّا وخارجيًّا وتضع التوصيف والتدريب الوظيفي لكل العاملين فيها وفق إطار محدد وتبني القواعد المعلوماتية المناسبة لحجمها واحتياجاتها كما تضع السياسات والمعايير والمواصفات اللازمة للأداء العالي بما يتناسب مع هوية المؤسسة ومنظومتها القيمية وتضع النظم المتعلقة بتنمية الموارد البشرية ومتطلبات الجودة الشاملة.
التوسع والامتداد (Expansion):
وهي المرحلة التي تبدأ فيها المؤسسة بالتفكير ووضع الخطط والاستراتيجيات والتكتيكات العملية لإحداث قدر مدروس من التوسع والامتداد توسع في علاقاتها وتوسع في ميادين العمل وكذلك التوسع في طبيعة المنتجات أو الخدمات.
كما يشمل التوسع والامتداد أيضًا طبيعة الجمهور المستهدف من خلال استقطاب مستويات ونوعيات وفئات أخرى من العملاء، بالإضافة إلى ذلك فالتوسع قد يتضمن توسعًا في حجم التوظيف الداخلي والزيادة في استخدام التكنولوجيا و التغطية الإعلامية (مثل عقد مؤتمر أو ندوة إخبارية).
حسن الارتقاء والتجويد (Elevation):
وهي المرحلة التي تعمل فيها اي منظمة باتخاذ منحى أكثر عمقًا وصعودًا باتجاه الرقي بالمؤسسة إلى أعلى درجات التميز، وذلك من خلال تمسكها بأعلى معايير الجودة الشاملة لجميع مكونات المؤسسة و تشرع في تطوير البرنامج التدريبي الخاص بها لتطوير مهارات و قدرات الموظفين بكل المعاني الممكنة في قاموس العمل المهني.
التمكين والاستمرار (Elongate):
وهي المرحلة التي تصل فيها المنشآت و المنظمات إلى القمة القادمة و اختتمت خطواتها و نفذت آليات العمل الخاصة بها ، على مستوى الحصة الواضحة لها في السوق و ما لها من منصب.
والتحدي الكبير الذي يواجه المؤسسات في هذه المرحلة هو تحدي ضرورة الحفاظ على النجاح والاستمرار في البقاء على القمة، وهذا لا يتحقق إلا إذا قامت المؤسسة بعملية تناول لتقويم مستمر والاستفادة من التغذية الراجعة واتخاذ التدابير لصيانة النظم وتصحيح وتنقية المناخ التنظيمي وتطبيق أعلى درجات الشفافية والمصداقية وتحويل مشاعر الموظفين من الشعور الوظيفي إلى شعور الشراكة، حيث يعيش الجميع أعلى درجات الاستقرار والإشباع والرضا الوظيفي، والذي يتحول تلقائيًّا إلى الإثراء الوظيفي.
كيفية معرفة الخلل في العمل المؤسسي
تَمرّ الأنشطة والأعمال المؤسسية بمشكلات وضعف ﻷسباب منها:
عدم وجود المقرات مع الأنشطة الخاصة بالمؤسسة.
ضعف في أماكن الإدارة إما في جهودهم أو سيطرة الأفراد على القرار.
عدم توفر أنظمة عمل وأسس مفهومة للشركات.
تخلف وجهل المجتمع وعدم الإدراك، بأهمية الأنشطة وأعمال المؤسسة التطوعية.
عدم الانتفاع من التكنولوجيا الحديثة و الإستراتيجية التنموية و التنفيذية في العمل المؤسسي.
قلة البرامج التدريبية للإداريين و فريق العمل أو عدم وجود الولاء والتميز بها.
أهمية العمل المؤسسي للتنمية
يحقق العمل التعاوني والتشاركي والجماعي، والذي يعتبر من أفضل الأعمال التي تحقق الأهداف المختلفة في الوقت المناسب لها. يحقق حالة من التكامل في العمل.
يعين على توفير الاستقرار والهدوء النسبي.
تحقيق الموضوعية وعدم التحيز.
ضمان وتطوير استمرارية العمل و الهيكل الإداري للجمعية على المستوى الدولي و المحلي.
تحقيق المنفعة العامة و الكفاءة المهنية القصوى لأغلب الفئات.
– يقضي على كافة أشكال الفوضى والعشوائية، ويحقق حالة من التنظيم والاتزان، مما يقي من ضياع الوقت والجهود والأموال المؤسسية والخيرية.
– يساهم في الاستفادة من التجارب المختلفة التي تطلق من قبل المؤسسة.
– يؤمن بالمبادىء والقيم الجوهرية السامية التي يجب أن تتوفر في بيئات العمل السليمة، كالشفافية، والنزاهة، والأمانة، ويساهم في تحقيقها.
– يشير إلى خطى ثابتة وواضحة نحو تحقيق الأهداف المطلوبة، ويأخذ شكلاً من أشكال التخطيط والتطوير الإستراتيجي الذي يقود ويحافظ على عمليات النجاح.
– يحاول الاستفادة من كافة الإمكانيات والقدرات المتوفرة، بما في ذلك البشرية، والمادية وبناء مجلس إدارة قوي وفق خطة محددة لتقديم مستوى الخدمة على الأساس المطلوب، مع اعادة هيكلة التقويم الخاص بالعمل على اسس سليمة.
