فن الاستماع والإنصات
فبراير 13, 2023
الإدارة بالمفهوم الاستراتيجي
فبراير 13, 2023تعد مهارة اتخاذ القرار وحل اﻟﻣﺷﮐﻼت الأساس في ضمان نجاح أي منظمة، حيث بالإمكان تصنيف مهارة حل المشكلات على أنها نقاط القوة، التي بدورها تميز المنظمات عن بعضها اﻟﺑﻌض وتضمن لها النجاح في تجاوز العوائق. بالإضافة إلى إضفاء طابع الليونة في التعاطي مع المتغيرات المختلفة، وبالتالي القدرة الأفضل على التأقلم و اﻻﺧﺘﻴﺎر والنجاح في مختلف الأسواق. إذ تعد عملية اتخاذ القرار أمرًا حاسمًا فيما يتعلق بمدى قدرة المنظمة على الاستجابة للمعطيات التي يفرضها المجتمع.
ما تعريف المشكلة؟
يمكن تعريف المشكلة على أنها مجموعة المواقف والأحداث غير المرغوبة، والتي بدورها قد تعطّل ماهية وكيفية سير أي عملية سواء فكرية أو إنتاجية. إذ ينبغي لاعتبار المواقف أو الأحداث على أنها مشاكل، أن تتطلب حلولًا جديدة غير مألوفة مسبقًا. أي بلغة أخرى أن تتطلب عملية تفكير وبناء خطة ترنو إلى تحقيق المنفعة وتجاوز هذه العقبة.
قد تتنوع أشكال المشكلات التي تعترض سير عمل المنظمات، فقد تتراوح أشكالها وأنواعها ما بين مشكلات تنظيمية أو إدارية أو حتى مشكلات مالية. على سبيل المثال، فشل نجاح و وظائف المبادرات الخيرية الخاصة بأحد منتجات شركة معينة في مجتمع محدد.
ما مفهوم حل المشكلات؟
يُعرّف مفهوم ﺣل المشكلات على أنه الخطوات التي ﻳﺘﻢ اتخاذها وذلك بغية الوصول إلى نهاية المشكلة. حيث يتم عادةً بعد اختيار خطة مناسبة و اتباعها وتطبيق عدد من الخطوات من قِبل الفئات المسؤولة ﻓﻲ الغالب.
إذ يقوم مفهوم حل المشكلات على التعامل الصحيح مع المواقف غير المرغوب بها أو المواقف غير المتوقعة.
كيفية تأثير اتخاذ القرار وحل المشكلات على أداء الشركات؟
تعتبر ﻋﻤﻠﻴﺔ اتخاذ اﻟﻘﺮار وحل المشكلات من المهارات الأساسية التي ينبغي على أي منظمة التمتع بها، وذلك بفضل ما تعود به من فوائد على بنية المنظمة ككُل.
إذ يساهم اتخاذ القرار وحل المشكلات بشكل صحيح على تخطي العقبات التي تحول دون تحقيق المنظمة لأهدافها. إضافةً إلى ذلك، تقدم عملية حل المشكلات واﺗﺨﺎذ القرار الصحيحة للمنظمة قاعدة أساسية و مهمة في الأسلوب العلمى المتبع لتحقيق النمو المرجو والتقدم فيما يتعلق بالإنتاج و إدراك النجاح .
حيث يتناول ظهور و تطبيق هذه العملية اﻟﺘﺄﻛﺪ من سلاسة سير المنظمة بخطوات ثابتة نحو تحقيق الاستراتيجيات والأساليب الأساسية لتحقيق الربح والنجاح، بأقل قدر ممكن من العقبات والعوائق التي يمكن أن تواجهها. من أهم المواضع التي يتجلى فيها الأثر الإيجابي لعملية اتخاذ القرار وحل المشكلات:
1. جعل المشاركين في المنظمة في حالة تأهب دائم للتأقلم مع المتغيرات
تساعد مهارات حل المشكلات الفريق الإداري في المنظمة على الاستجابة السريعة، بالإضافة ﺇﻟﻰ إمكانية الاندماج في المتغيرات والظروف الجديدة التي تفرضها الأمور غير المرغوبة على أصعدة المنظمة المختلفة.
2. إدارة صحيحة لموارد المنظمات اللازمة و الأقسام المتواجده بها
يمكن اعتبار أن التمتع بمهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات في حياتنا من أفضل الطرق الرامية لتحقيق إدارة فعالة لموارد المنظمة ومنتجاتها المعقدة، وإذا حمايتها من الضياع والهدر. حيث يكون ذلك عبر تحديد المشكلة و التحدي الذي يواجه المدراء و الموظفين والعمل على اتخاذ القرار و الموقف المناسب بغية التوصل إلى جلب حلٍ لهذه المشكلة بطريقة فعالة و باتباع كافة الاساليب الفعالة.
المستوى الإداري في المنظمة أو الشركة يعمل على حماية موارد المنظمة الممكنة من سوء الاستخدام والضياع، ويحصل ذلك عادةً في أثناء مراحل حل المشكلات، في حين تنقلب الموازين لو تسلّم زمام الأمور فريق إداري لا يتمتع بالقدر الكافي من مهارات و أنماط و عادات حل المشكلات واتخاذ القرارات بطريقة معتمدة.
3. ضمان إنتاجية أعلى وكفاءة أكثر
تساهم عملية حل المشكلات واتخاذ القرار في ضمان كفاءة أكبر في استخدام موارد المنظمة، ما ينعكس إيجابًا على عملية الإنتاج البديل.
ما مراحل و خطوات و طرق حل المشكلات لاتخاذ القرارات؟ ( solving decision skills )
قبل الوصول لمرحلة و موضوع اتخاذ القرار الصحيح إزاء مشكلةٍ ما، يُعنى الفريق الإداري في أي منظمة بالقيام بعملية تتألف من عدد من الخطوات الدقيقة، والتي تهدف بدورها إلى ضمان اختيار و تحليل القرار الصائب و المنهج المتبع في تنفيذه.
إذ يقوم الأفراد في المنظمات بوضع خطة تمكّنهم من توجيه جهودهم في المكان الصحيح، وبالتالي تفادي الخسائر قدر الإمكان وتحقيق أكبر قدر من المكاسب، والتي تتخلص في التالي ذكره:
1. تحديد وجمع المعطيات و الأدوات حول ﺣﻞ اﻟﻤﺸﻜﻼت
كما عرّفنا المشكلة سابقًا بأنها مجموعة من الأحداث غير المرغوبة، والتي تعيق الأفراد من أداء مهامهم بشكل صحيح، وبالتالي للبدء في حل هذه المشكلات ينبغي على الأفراد تحديدها بشكلٍ دقيق. حيث يعمد الفريق المعني بجمع المعلومات حول هذه المشكلة، بغية الإحاطة بجميع التفاصيل المتعلقة بها. على سبيل المثال جمع المعلومات حول:
التعرف على زمن حدوث المشكلة.
أضرار المشكلة الحالية أو المستقبلية.
حجم المشكلة والأقسام المتأثرة بها.
يتيح وضع مخطط شامل حول المشكلة في جعل فهمها وفهم أسباب حدوثها أكثر سهولة بالنسبة للفريق الإداري المعني بحل هذه المشكلة. مما يُمكِّن الفريق من معرفة ولو بشكل تقديري كمية الموارد والوقت والجهد الواجب استثمارهم بغية الوصول إلى حلٍ جذري للمشكلة.
2. التفكير بالنتائج المتوقع الوصول إليها
قد يُهمل الكثير من المعنيين بحل المشاكل هذه الخطوة، ولكن تعد من أهم الخطوات فيما يتعلق ببناء استراتيجيات ناجحة من أجل حل المشكلات واتخاذ القرارات الملائمة. إذ يرتبط رد الفعل المتعلق بالمشكلة بحجم الفائدة التي ستعود على المنظمة من ذلك.
على سبيل المثال، حدوث أعطال في أحد خطوط الإبداع أو الإنتاج في منظمة ما، للوهلة الأولى قد يظن الفرد أن المشكلة هي العطل والحل المناسب يكمن في إصلاحه، لكن بالنسبة للفريق الإداري و الابداعي المتمتع بمهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات، فالأمر ليس بهذه البساطة، إذ قد تكون تكاليف إصلاح هذه الخطوط المعطلة تفوق الأرباح المتوقعة من إنتاجها لفترة زمنية طويلة، وبالتالي يكون الخيار الأفضل لحل هذه المشكلة الرئيسية بالنسبة للمنظمة هو التخلي عن خط الإنتاج او الابداع تمامًا.
هذا الأمر قد تم تحديده بناءً على وضع تصورات للنتائج التي سيتم الوصول إليها فيما لو تم إصلاح العطل، الأمر الذي أثر بشكل مباشر على عملية اتخاذ القرار وحل المشكلات لدى المنظمة.
3. اتباع مبادئ التفكير و الإدارة خارج الصندوق ورسم قائمة الحلول
إذا أردت الوصول إلى الحلول الثورية والمتميزة للمشاكل التقليدية التي قد تواجه شركتك أو مؤسستك، فعليك حتمًا التفكير خارج الصندوق. لربما سمعت بمصطلح التفكير خارج الصندوق، حيث يمكن تعريفه على أنه العملية التي تمنح الفرد القدرة على توجيه إمكاناته للوصول إلى حلٍ مبتكر وفريد لمشكلةٍ ما، أو للوصول لإلهامٍ حول مشروعٍ ما باتباع البرنامج المخصص له باستمرار مع تقييم البدائل المناسبة لحلها بفاعلية في دقائق عديدة.
إذ لا توجد طريقة محددة لاكتساب مهارة التفكير خارج الصندوق، ولكن توجد بعض الخطوات التي لخصها فريق منصة مستقل تبين لك ما يمكنك القيام به للوصول إلى تلك المهارة. من هذه الأفكار التي تساعدك في احتراف مهارة التفكير خارج الصندوق ومن ثم توظيفها فيما يحقق النفع أثناء عملية اتخاذ القرار وحل المشكلات:
ابتعد عن الإجابات المعتادة.
ضيّق خياراتك للوصول إلى الحل.
ابحث عن مصدر الإلهام المناسب.
دع الجودة هدفك لا الكمية.
بالإضافة إلى ما سبق عليك تبني مبادئ التفكير الإبداعي، يعرّف فريق خمسات التفكير الإبداعي على أنه الركيزة الأساسية والأولى لنجاح أي مخطط. حيث يقوم على امتلاك الانسان للقدرة على تحقيق الاتصال بين ما يكتسبه في مجالات الحياة المختلفة، وتوظيف معارفه للوصول إلى حلول وأفكار خلّاقة تدفع به إلى الأمام.
4. تعلم التفكير في وضع حلولًا ملائمة إﻟﻰ مساق لمشكلة و تحديد العلاقة بينهما بثقة
بإمكانك اتباع منهجيات متنوعة فيما يتعلق بوضع حلول محتملة لأي مشكلة قد تواجهك أو تواجه فريق العمل في منظمتك، أهم هذه المنهجيات يتخلص في.
أولًا: استخدام العديد من الخوارزميات الإدارية
تبدأ عملية التفكير باستخدام الخوارزميات حيث تعد صناعة الخوارزميات الوسيلة الأكثر موثقية فيما يتعلق بحل المشكلات الهامة، الخوارزميات هي المراحل والنماذج المتتالية التي تؤدي إلى استعراض أمرٍ معين و كذلك اتخاذ التدابير اللازمة.
لا يقتصر استخدامها على الحلول البرمجية، بل يتجاوز معناها ليصل إلى جميع نواحي الحياة، حيث يقوم الفريق ببناء حل للمشكلة خطوة بخطوة بالاعتماد على المعطيات المتوفرة باستخدام برنامج محدد، وذلك لضمان الوصول إلى الحل الصحيح والأنسب. تتميز هذه الوسيلة بالوصول إلى قرارات صحيحة في معظم الأوقات في مجال العمل، ولكن تستغرق وقتًا طويلًا نسبيًا بالمقارنة مع باقي أنواع الخطط التي تعتبر جزءًا منها.
ثانيًا: اتباع مبادئ التجربة والخطأ
تعني هذه الوسيلة تجربة جميع الأفكار في الدورة العملية و المهنية التي يمكن أن تؤدي للوصول إلى الحل. على الرغم من فعالية هذه الطريقة، إلا أنها تستهلك قدرًا هائلًا ﻣﻦ الموارد. الأمر الذي يعد خطيرًا للشركات ومؤثرًا بشكل سلبي على أدائها، إذ لا يريد أي فريق إداري في أي منظمة أن يخرج من مشكلةٍ إلى مشكلة أكبر.
ثالثًا: اعتماد الاستدلال والابتكار العقلي المنطقي في أسلوب التفكير
تعتمد هذه الطريقة بشكلٍ أساسي على الطريقة العلمية البحتة للوصول إلى حل المشكلات. حيث تمتاز بدقة نتائجها، ولكن قد يصعب تطبيقها في بعض الأحيان لما لها من تأثيرات جانبية، إذ تساهم هذه الوسيلة بشكلٍ رئيس في تبسيط المشاكل وجعلها أكثر عرضة للحل العلمي من قِبل الفريق الإداري.
5. فاضل بين الحلول واختر أفضلها
عقب الانتهاء من رسم الخطوط العريضة حول المشكلة وتحديد الهدف من حلها على المستويات الشخصية و المهنية، ينبغي عليك الآن المقارنة بين الحلول التي قد سبق ووضعتها. حيث قد يتواجد أكثر من حل لأي مشكلة قد تواجه الشركة أو المؤسسة، ولكن ليست كل الحلول بالكفاءة نفسها. تقوم عملية المفاضلة بين الحلول عبر صنع قائمة تضع فيها عمودين:
العمود الأول: تكتب فيه إيجابيات الحلول التي قمت بوضعها، بالإضافة إلى تأثيراتها المحتملة ومدى سهولة تطبيقها على أرض الواقع.
العمود الثاني: تتحدث فيه عن سلبيات هذه الحلول المقترحة، إذ قد تكون الحلول ناجحة ولكنها تحتاج لتطبيق على فترة زمنية طويلة للغاية، أو قد تترافق الحلول باستخدام كبير للموارد وارتفاع التكاليف، ما ينعكس سلبًا على كفاءتها.
بعد الانتهاء من كتابة القائمة بإمكانك الآن اختيار الحلول ذات الإيجابيات الأكثر والسلبيات الأقل.
6. التواصل مع جميع أفراد ورؤساء الفريق المعني
بعد الانتهاء من رسم الخطة الشاملة لعملية اتخاذ القرار وحل المشكلات، ينبغي مشاركتها مع جميع الأفراد المعنيين بتطبيق هذه الحلول. يفيد ذلك بشكل رئيسي في تجاوز أي عقبات أو مراحل قد تكون مبهمة لأحد أفراد الفريق، وبالتالي ضمان نجاح القرارات وسهولة تطبيقها على أرض الواقع بشكل خاص.
7. اتخاذ اﻟﻘﺮارات وتطبيقها ومراقبتها لتحديد وصقل التقنيات الفعالة
في النهاية يمكنك الآن اتخاذ القرار الذي توصلت إليه عبر مراحل العملية السابقة، مع ضمان نجاح القرار الذي قمت باتخاذه، إذ تتميز عملية حل المشكلات واتخاذ القرار بأنها حجر الأساس في الوصول إلى قرار ناجح عملي يمكن تطبيقه بكل سهولة وسلاسة مع تفادي العقبات قدر الإمكان.
إضافةً إلى ما سبق، يجب عليك مراقبة مدى الالتزام والنجاح في تطبيق القرار الذي توصلت إليه، إذ تعد من أسس القيادة الفعالة، التزام القائد بمتابعة فريق العمل خطوة بخطوة والإشراف عليه، وذلك بهدف الوصول إلى الحل الأمثل وتفادي الوقوع في مشكلات أخرى في المستقبل و بالتالي يساعدك في تحقيق النجاح للمنظمة.
