الأنشطة المطلوبة لإعداد ﺨﻁﺔ الإتصال المؤسسي

ﻓﻲ العادة، تكون المؤسسات الناجحة ﻋﻠﻰ استعداد تام لأن تبذل قصارى جهدها  لتحقيق رضا عملائها و موظفيها، تخيل الفوضى الناجمة عن عدم وجود  فنوات اتصال واضحة و شفافة بين المنظمة والعملاء المستهدفين و الموظفين، ولهذا السبب تقوم المؤسسات و الجمعيات بوضع خطة اتصال مؤسسي استراتيجية محكمة لتسهيل و  تحسين التواصل مع الجمهور المستهدف بشكل كبير؛ لكن كيف يتم إعداد خطة اتصال مؤسسي ناجحة وما هي بالضبط؟ ﻓي ﻫﺬﻩ التدوينة، سنستكشف  الخطوات اﻟﻼزﻣﺔ ﻣﻦ أﺟﻞ وضع ﺧﻄﺔ اﻻﺗﺼﺎل الاستراتيجية اللازمة الذي يمكن تطبيقها بسهولة عبر القنوات المتعددة في قطاع المؤسسات و الجمعيات الخيرية بشكل  تنظيمي .

مفهوم خطة الإتصال  اﻟﻤﺆﺳﺴﻲ 

تعتبر خطط الإتصال المؤسسى خريطة طريق منهجية تمكِّن الجمعية أو اﳌؤسسة الخيرية أو  الجهة  الحكومية من تحويل خدماتها و أنشطتها المجتمعية إلى علامة تجارية موثوقة من  ﺧﻼل توظيف عناصر الاتصال و الإدارة و  المعايير اﳌﻄﻠﻮﺑﺔ من أجل ضمان تحقيق  الغايات و الأهداف التجارية.  

ويمكن  تعريف  خطط الإتصال المؤسسي انها من  العمليات الإدارية  التي تُساهم في تعزيز عملية التواصل مع الأفراد داخل و خارج المؤسسة، وربط جزء من طبيعة عمل و نشاط المنشأة مع الآراء العامة للأفراد،  لذلك يجمع مفهوم الإتصال المؤسسي بين الفن، وعلم اﻹدارة و التخطيط ؛ فاختيار الوسيلة المناسبة للتواصل مع الآخرين يُعد نوعاً من أنواع الفنون، أمّا دراسته والتعرف عليه من أجل تطبيقه يعد علماً قائماً بذاتهِ من علوم العلاقات البشرية، اﻻﺗﺼﺎﻟﻴﺔ، الإدارية  والتشغيلية .

 أنشطة خطة الاتصال المؤسسي

وﻗﺪ اثبت  البحث العلمي ان التواصل  والاتصال الناجح  هو مفتاح إدارة الأعمال ونقطة السر هو أن يكون لديك خطة اتصال قوية للحفاظ على جميع الفرق من ﺍﻟﻤﻭﻅﻔﻴﻥ وأصحاب المصلحة بواسطة  العمل على  إﻋﺪاد  و تطبيق عدد ﻣن اﻷﻧﺸﻄﺔ و التوصيات و الخطط اﻟﻤﻄﻠﻮﺑﺔ في  اﻟعملية  التنظيمية و  اﻹﺳﺘﺮاﺗﻴﺠﻴﺔ  العامة للمؤسسة

1. أول خطوة لبناء اﳋﻄﺔ:  هي معرفة ومراجعة مستوى الجمعية أو المنظمة وتحديد نقاط القوة والضعف والفرص والتحديات باستخدام تحليل “سوات” SWOT ، بالإضافة إلى جمع البيانات و المعلومات  و  الموارد اللازمة عن الوحدات وتحليلهاللتعرف على اﻟﻮﺿﻊ الحالي للمؤسسة.

2 . تحديد وإعداد أهداف الاتصالات الخاصة بك، وتكون أهداف عامة و ذكية , ﺟﺪﻳﺪة قابلة للقياس و  التطوير بالتنسيق مع كافة الإدارات المسئولة في اﻟﺪوﻟﺔ، والتأكد من أن تكون متسقة مع كافة أهداف عملك ورسالتك المنظمة و الانشطة اﻻﺳﺘﺮاﺗﻴﺠﻴﺔ التي تقدمها. ومن أمثلة هذه الأهداف تحسين الصورة الذهنية، زيادة التبرعات أو زيادة الحضور الاعلامي.

3.  تحديد الجمهور المستهدف من خلال الإستقرار على المجموعات التي تحتاج التواصل معها ومن الذي يحتاج لبرنامج تطوير ومن الأفضل اعداد و تحديد  ووضع الفئات العمرية، والحالة الاجتماعية والتعليمية والاقتصادية، والاهتمامات في إطار منظم، ومعرفة سلوكيات الجمهور بناءاً على  ﻣﺼﺎدر موثوقة  لضمان أفضل نتائج .

4 . إﻋداد استراتيجيات  ادارة  لكل هدف  للوصول نحو أهدافك المخطط لها، بحيث تكون قائمة على طرق الاتصال و الأداء المطلوب، و توصيل رسائل هادفة، وغيرها من الأمور  المتعلقة بالوصول إلى  ﻋﺩﺩ من أهدافك لتطوير استراتيجية العمل و  ﺗﻨﻔﻴﺬ  رؤية المؤسسة مما يساعد في تحقيق  اﻟﻤﻌﻴﺎر الناجح و  التنظيمي  للخطة و الجودة المطلوبة.

5. اﻟﺘﺨﻄﻴﻂ للاستراتيجيات والاتصالات:  بعد وضع الاستراتيجيات لكل هدف جاء دور استخدام التكتيكات لوضع و تنفيذ كل استراتيجية للعمل نحو الوصول إلي الاهداف وقد يكون لديك عدة تكتيكات و أﻧﺸﻄﺔ خاصة لكل استراتيجية في البناء المؤسسي على حسب طبيعة كل مشروع.

6 . تحديد وتطوير  انشطة الاتصال الوظيفية: وتشمل هذه   الأنشطة   اعداد  أساليب الاتصال التي ستستخدمها مثل وسائل الإعلام و تكنولوجيا الإتصال كالمواقع، والبرامج التلفزيونية، والإذاعية، والصحف والمجلات والمنصات الرقمية، والفعاليات المتنوعة. والعلاقة مع الصحفيين والمؤثرين وقائمة بالتواصل معهم، بالإضافة إلى  اﻟﺪراﺳﺔ  التفصيلية و  الاطلاع الدقيق  على عملية صناعة المحتوى مما يعتبر الدليل على نجاحك .

7. تطوير التقييمات:  في استراتيجية و  ﻋﻤﻠﻴﺔ الاتصال اسأل نفسك دوما هل وصلت للغاية والأهداف التي وضعتها وذلك من خلال  ﺗﺸﺠﻴﻊ إجراءات  القياس والمراقبة، والنظر في الرأي العام وردود الافعال، لأن هذا سوف يعطيك وجهة نظر مختلفة على فعالية الاستراتيجيات الخاصة بك؛ و لذلك نوصي بأن تضع وﺜﻴﻘﺔ معينة للتزويد بالتغذية الراجعة بينما تتابع سير تطبيق عملية الاتصال. لا تقلق إن كان هناك شيء ما في برنامجك أو حملتك لا يجري وفق الخطة؛ فمن المقبول تماماً إجراء التغييرات المطلوبة  للتحول و العودة  إلى المسار الصحيح. 

8. تحديد الميزانية: ينبغي أن تقوم  بإعداد و تحضير الميزانية و التكاليف المطلوبة و يجب ان   تتضمن خطة الاتصال الخاصة بك التقرير الخاص بالتكاليف و المصاريف المطلوبة و تشمل الموظفين، والنقل، والإنتاج والتشغيل ، والتعاقدات الأخرى .

9. بناء جدول زمني مقترح و برنامج بقائمة المهام:  لمساعدتك في تتبع ما يخطط وما تم تنفيذه ومعرفة التواريخ المهمة لإطلاق الحملات المتنوعة، والأحداث السنوية الكبرى، والنشاط الإعلامي المخطط له، والمشاركة في المؤتمرات الصحفية .

بعد استعراض أهم الأنشطة و الخطوات الفعالة التي يجب اتباعها لإعداد خطة اتصال مؤسسي ناجحة و قوية؛  يجب ان تكون على يقين تام ان تطبيقك لهذه الخطوات و الأنشطة سيساعدك في تحقيق مجموعة متنوعة من الأهداف الشاملة الخاصة بالمؤسسة أو الجمعية الخيرية التي تديرها، بما في ذلك: التأسيس والحفاظ على السمعة الإيجابية، تعزيز الهوية وزيادة الوعي بالمؤسسة و الأنشطة و الخدمات التي تقدمها، الحصول على ثقة الجهات الداعمة من المساهمين والمستثمرين و رجال الأعمال؛ بالإضافة إلى دعم وتعزيز الحملات الإعلامية والتسويقية الخاصة بك و التعامل الأمثل وقت الازمات مما يساعد في  مواجهة العديد من التحديات و تحقيق حلقة الوصل المطلوبة التي تشمل القوى  العاملة، العملاء و الإداريين.