المبادرات المجتمعة
يوليو 27, 2022
أخطاء شائعة في التسويق
أغسطس 3, 2022 محتويات الدليل التنظيمي و إعداد الدليل التنظيمي و الهياكل التنظيمية و مفهوم الهيكل التنظيمي و بناء الدليل التنظيمي الإداري وكيف يتم استخدام المخطط الهيكلي
مفهوم الدليل التنظيمي
الدليل التنظيمي هو وثيقة ذات أهمية من وثائق المنظمة، يستخدمها ويعود لها الموظفين ؛ لكي يتم معرفة التنظيم الإداري في المنظمة، وعند حصول مشكلة ما أو غموض، في وظائف الإدارات والأقسام والوظائف الرئيسية في المنظمة، وتزداد الضرورة لتجهيز الأدلة التنظيمية في المنظّمات الكبيرة ذات الأقسام العديدة والمعقدة، فيصبح تجهيز الأدلة التنظيمية لها أهمية شديدة وهذا لأجل تحديد الغايات والمهام المطلوبة من الإدارات وتحديد العلاقات التنظيمية بينها.
ويقصد بالدليل التنظيمي بأنه يمثل التعليمات الموزعة؛ لكي يغطي كل الممارسات التي بناء عليها ساعد في تطبيق الأنشطة بأسلوب صحيح، يؤدي إلى تحقيق الغاية التي بسببها تم إنشاء المنظمة بكل فعالية وكفاءة.
ويعرف الدليل التنظيمي أيضًا بأنه وثيقة تحتوي على كل المعلومات والبيانات الدقيقة، التي تحتوي على أهداف ونشاطات المنظمة، وأهداف الأقسام الإدارية فيها، والخرائط التنظيمية لها ووصف للوظائف التي تتألف منها المنظمة.
ويأخذ الدليل التنظيمي شكلين ويكون الشكل الأول عبارة عن كتاب مطبوع يحتوي على معلومات، والشكل الثاني يكون على شكل ملف يحتوي أوراق سائبة، يطبع عليها معلومات وبيانات تخص التنظيم الإداري المطبق في المنظمة.
محتويات الدليل التنظيمي
1. مقدمة
2. تاريخ المنظمة ومراحل تطورها.
3. غايات المنظمة.
4. الوظائف الأساسية للمنظّمة.
5. الأقسام التنظيمية الأساسية والثانوية للمنظمة، وغايات ومهام كل تقسیم منها، وموقعها الجغرافي والمقصود بالتقسيمات الوحدات والأقسام التي يتكوّن منها الهيكل التنظيمي.
6. الوظائف الأساسية في التقسيمات الرئيسية والثانوية للمنظمة مدراء الإدارات، والأقسام مع الشرح الكامل للوظيفة، يحتوي الوظائف الأساسية للوظيفة والعلاقات الوظيفية التي تربطها؛ حيث توضّح الجهة المسؤولة عنها الارتباط الأعلى، والجهات التي المسؤولة عليها الوظائف المرتبطة بها.
7. الخريطة التنظيمية الأساسية للمنظمة توضّح الأقسام الإدارية الأساسية في المنظّمة.
8. الخرائط التنظيمية الثانوية للوحدات الإدارية الرئيسية في المنظّمة، توضّح الأقسام الدقيقة التي تتكون منها كل وحدة من الوحدات الإدارية الأساسية.
9. الملاحق، حيث تحتوي على القوانين والتعليمات التي لها علاقة بالمنظّمة من الناحية التنظيمية، والمعلومات التي تُهم الموظف مثل شروط التوظيف والترقية والعلاوات وغيرها. وتوضيح أسماء مدراء الإدارات والأقسام في المنظّمة وبعض أوقات توضيح أسماء كل الموظفين، ومسميات الوظائف الموزعة على الإدارات والأقسام التي يعملون بها في المنظّمة، ويكون هذا ممكن إذا كانت المنظّمة صغيرة الحجم ويصعب ذلك في المنظمات الكبيرة.
أهداف الدليل التنظيمي
يساهم في بيان خطوط السلطة والمسؤولية ، ويحقق الفائدة في تعريف الموظفين بالمسؤولين عنهم، وما هو المطلوب منهم لتنفيذ الأعمال.
يساهم في رفع الدافعية والمعنوية لدى الموظفين، وبهذا يتم تبين الأعمال التي يجب عليهم تنفيذها، والأدوار في تنفيذ أهداف المنظّمة.
يساهم في تنفيذ الرقابة لدى الإداريين بأسلوب أفضل على أعمال الموظفين.
يساهم على معرفة التضارب والإزدواجية في العمل ومعرفة نقاط الضعف والمشاكل التنظيمية فيها، ويكون واضح ذلك خلال جمع المعلومات لإعداد الأدلة التنظيمية، وبذلك يكون فرصة للإدارة العليا، لحل المشاكل في المنظّمة، والتخلص من الإزدواجية والتضارب في المهام، وتوضيح العلاقات بين الوظائف التنفيذية والوظائف الاستشارية في المنظّمة.
الدليل التنظيمي يقدّم الفائدة في تدريب الموظفين الجُدد، وهذا لتزويدهم بالهيكل التنظيمي للمنظّمة وبالمهام التي سوف يقومون بها مراحل هذه الوظائف وضمان الاستمرارية في العمل عند حصول الاستقالات، أو أي تغيير على الموظفين.
يوضح الدليل التنظيمي الانطباع الجيد للجمهور خصوصًا جمهور المتعاملين مع المنظّمة، خاصة إذا كان أُخرج بشكل جيد، وبذلك يكون الدليل يحقق الخدمات الإعلامية للمنظّمة.
يعتبر الدليل التنظيمي مرجع ضروري يتم الرجوع إليه عند حصول مشاكل خلال تنفيذ الأعمال، أو عند حدوث تداخلات بين الوظائف بين الأقسام، فيعتبر المرجع الذي يساعد في حل هذه المشاكل
المخططات التنظيمية مفيدة بعدة طرق. فيما يلي بعض الطرق التي يمكن لمنظمتك أو مجموعتك الاستفادة بها من مخطط هيكلي.
إظهار مسؤوليات العمل وعلاقات التقارير.
السماح للقيادة بإدارة النمو أو التغيير بشكل أكثر فعالية.
اسمح للموظفين بفهم أفضل لكيفية تناسب عملهم مع المخطط العام للمؤسسة.
تحسين خطوط الاتصال.
إنشاء دليل الموظف المرئي.
تقديم أنواع أخرى من المعلومات ، مثل هياكل الكيانات التجارية وتسلسلات البيانات الهرمية.
يجب أن يعكس نوع المخطط التنظيمي الذي تقوم بإنشائه فلسفة الإدارة والهيكل التنظيمي لمنظمتك .
