أهم الأجزاء التي يجب مراعاتها عند إعداد التقارير السنوية

أهم الأجزاء التي يجب مراعاتها عند إعداد التقارير السنوية

إن المنظمات الغير ربحية هي عبارة عن جمعيات وكيانات ذات هدف ، و إنه من المتعارف عليه أن تواصلهم مع الجهات المهتمة بأعمالهم يلعب دور كبير في تحقيق أهدافهم المتعلقة بتحسين المجتمع. و بالرغم من التركيز الحالي على التواصل مع المهتمين “المانحين” عبر المواقع الإلكترونية ومنصات التواصل الاجتماعي، إلى إنه من الخطأ استنكار أهمية بعض الوسائل التقليدية للتواصل. و تعتبر التقارير السنوية هي أحد هذه الوسائل.

بالرغم من أن التقارير السنوية هي الدعامة الأساسية للعديد من المنظمات في تلبية الالتزامات التنظيمية و إثبات المسؤولية أمام الجهات المعنية، ما زالت التقارير السنوية تتطور أيضاً ولم تعد فقط مجرد أدوات لتوثيق المسؤولية المالية، وينظر إلى التقارير السنوية بشكل متزايد كوسيلة لعرض الأهداف التنظيمية والآثار المترتبة، وتعميق إشراك أصحاب المصلحة، و تحفيز الدعم في المستقبل. وفيما يلي خمسة اتجاهات وبعض الأمور المهمة التي يجب مراعاتها عند تلخيص عمل منظمتك خلال العام.

1–      التقارير المطبوعة و التقارير الرقمية

تقوم العديد من المنظمات الآن بتجربة نشر تقاريرها السنوية عبر شبكة الإنترنت (أو نشر مواد مكملة للتقرير المطبوع عبر شبكة الإنترنت)، حيث أن التقارير الرقمية تسمح بدرجة أعلى من الإبداع و المرونة في طريقة عرض المعلومات، و تستخدم جميع الفيديوهات، و معارض الصور، و المحادثات الصوتية ، و المقابلات، و روابط العروض التفاعلية بشكل أكبر الآن، ووفقاً على طريقة بنائها، تسمح التقارير الرقمية للجهات ذات العلاقة في البحث عن المعلومات و المواد الأكثر أهمية لهم.

2        – الإنجازات مقابل الفعاليات

قد يكون من السهل تلخيص الفعاليات، و لكنه نادراً ما تجذب هذه التلاخيص القراء، تتمتع المنظمات الغير ربحية التي تستثمر وقتها في تعريف و مراجعة و مشاركة إنجازاتها بطريقة معنوية و صريحة على إنسجام أكبر من الجهات ذات العلاقة و مواصلة انسجامهم. و قد يكون من المهم أيضاً مشاركة المنظمات للدروس التي تعلمتها من أخطائها أو مشاركة بعض المصاعب التي واجهتها على مدار العام حيث تقوم هذه الشفافية ببناء المصداقية و استعراض قدرة المنظمة على الاستجابة للحالات الغير متوقعة و سعيها المتواصل للتحسن، كما أن هذه الشفافية تساعد الجهات ذات العلاقة على معرفة التحسينات المجتمعية التي تسعى المنظمة إلى تحقيقها.

3-      الأهداف المؤسسية مقابل الأهداف الإدارية

تأخذ الأهداف و الإنجازات السنوية العديد من الأشكال في المنظمات الغير ربحية و إنه من الضروري فهم الجماهير قبل إختيار المعلومات التي سوف تستخدم في التقرير السنوي. و بشكل عام، إنه يفضل التركيز على الأهداف المؤسسية عوضاً عن الأهداف الإدارية و ترك ذلك للتقارير الداخلية. و على المنظمات الربحية الأخذ بعين الإعتبار كيفية شكرها للمتبرعين في حالة أخذ قائمة المتبرعين لعدد كبير من الصفحات في التقرير، يمكن شكر المتبرعين بالعديد من الطرق على مدار العام، و إن تحقيق ذلك بالشكل الصحيح سوف يساعد على بناء العلاقات و ضمان الاستثمارات المستقبلية من هذه المجموعة المهمة من أصحاب المصلحة. بالإضافة إلى ذلك، أنه من المهم الدعوة إلى المبادرة في نهاية التقرير حيث أن الهدف من التقارير التي تركز على إنجازات المنظمة إلهام الجهات ذو العلاقة و تعتبر الدعوة إلى المبادرة فرصة مهمة تساعد القارئ على معرفة كيفية مساعدة المنظمة في تحقيق أهدافها نحو التغيير الإجتماعي.

4-      الصور و المرئيات

إن كانت الصور تغني عن ألف كلمة، فإنها ضعف ذلك في التقارير السنوية حيث تشير العديد من الأبحاث على مدى تأثير الصور الفعالة في خلق انطباع مستدام على القارئ، إنه من الصعب في التقارير موازنة كمية المعلومات التي تساعد على إيصال المعلومات إلى القارئ و كمية الصور الفعالة التي تساعد القارئ على الارتباط بأهداف المنظمة على المستوى العاطفي، و قد أصبحت أداة الجرافيكس المعلوماتية كثيرة الاستخدام لقدرتها على تحويل معلومات معقدة إلى مرئيات سهلة الإستيعاب و لابد من التخطيط قبل استعمال هذه الأداة، إنه من المهم الأخذ بعين الإعتبار كيفية عرض المعلومات بأفضل الطرق في مرحلة جمعها و إيجاد فرص لعرض أهداف و إنجازات المنظمة بشكل مرئي و التخطيط لذلك مبكراً يضمن سلاسة عملية تصميم أداة الجرافيكس المعلوماتية، و عرض المعلومات بالشكل الصحيح و المرغوب به، و ضمان درجة انسجام عالية من القرّاء، بالإضافة إلى ذلك، إنه من المهم استخدام اقتباسات للصور و مقتطفات من النص حيث أن بعض القراء يفضلون قراءة هذه العناصر فقط لذا فإنه من المهم اختيارها بحذر و استخدامها لإيصال النقاط المهمة و الأساسية.

5-      القصص مقابل التقارير

تعتبر الأرقام، و الإحصاءات، و التوقعات جميعها جزء مهم لا يتجزأ من التقارير السنوية التي تنشر الآن و في المستقبل. و بالرغم من كمية المعلومات المهمة التي تحملها هذه العناصر، إذ أنها لا تمتلك القدرة على التواصل على المستوى الشخصي مع القارئ و لذلك، يتم استخدام عناصر سرد القصص بشكل أكبر الآن على هيئة اقتباسات مباشرة، و السرد باستعمال الشخص الأول، و المقابلات مع المستفيدين من أعمال المنظمة، و تسليط الضوء على الحالات الخاصة حيث أن جميعها تلعب دور فعال في مساعدة القارئ على التواصل على المستوى الشخصي مع أعمال المنظمة، و تقترح كيمبيرلي روث، كاتبة زائرة في موقع GettingAttention.org أن على المؤسسات استخدام أسلوب سرد القصص بهدف تسليط الضوء على أهم أعمال المنظمة أو رؤوس الأقلام.

ما الذي يستحق تسليط الأضواء في تقريرك السنوي؟