أهمية بناء الهياكل الإدارية

أهمية بناء الهياكل الإدارية

يُعتبَر الهيكل التنظيمي بمثابة الهيكل العظمي لأي مؤسّسة، أو منظَّمة، حيث إنّ من شأنه بيان الوحدات التنظيميّة التي تتألَّف منها ضمن مستويات هرميّة مرتبطة ببعضها بروابط السُّلطة التي تتخلَّلها التعليمات، والأوامر، والعلاقات.

أمّا فيما يتعلَّق بتعريف الهيكل التنظيمي ، فقد وردت عدّة تعريفات على النحو الآتي:

• عرفه Max Weber على أنّه: ” مجموعة من القواعد، واللوائح البيروقراطيّة التي تعطي الحق للأفراد أن تصدر الأوامر للأفراد الآخرين على نحو يحقِّق الرُّشد، والكفاءة”.
• عرَّفه (محمود سلمان العميان) على أنّه: “الآليّة الرسميّة التي يمكن من خلالها إدارة المُنظَّمة عبر تحديد خطوط السُّلطة، والاتِّصال بين الرؤساء، والمرؤوسين”.
• عرَّفه (قاموس أكسفورد) على أنّه: “جسم مُنظَّم، أو تركيب من الأجزاء، أو العناصر المُعتمِدة على بعضها، أو المُترابِطة بعلاقات تبادُليّة، أو تفاعُليّة”.

و تتمثّل أهمّية الهيكل التنظيمي في عدّة نقاط، من أبرزها:

• بيان المستويات الإداريّة، ومسؤوليّاتها، واختصاصاتها على مؤشِّرات الأداء، وقياسها، وتحسينها.
• ترتيب العلاقات، وتحديدها، بالإضافة إلى منح المسؤولين الصلاحيّات اللازمة.
• بيان، وتفصيل الأقسام، والدوائر، والإدارات، والمُسمَّيات، وتحديد العلاقة بين العمليّات المُؤسَّسية، وانسيابيّتها.
• مساعدة التنظيم على تحقيق أهدافه.
• تحديد مراكز التكلفة في مراكز المسؤوليّة، وإجراءات محاسبة التكاليف، مثل: إجراءات المحاسبة الإداريّة، وآليّة رفع التقارير.

و يتميّز الهيكل التنظيميّ الجيِّد بالعديد من المميِّزات التي من أبرزها:

• التنسيق بين أعمال المُنظَّمة:حيث يهتمّ بالتكامل بين الأعمال، والقضاء على التكرار، والازدواجيّة.
• مراعاة ظروف البيئة:بحيث يهتمّ بالبيئتَين: الخارجيّة، والداخليّة، وتأثيراتها، فيكون مرناً من حيث استجابته لها.
• الاستفادة من التخصُّص:حيث ينجز الموظَّف مهامّ وظيفة واحدة، أو قسم واحد، ممّا يضمن (سرعة الإنجاز)، (انخفاض التكلفة)،(الإتقان).
• الاهتمام بالأنشطة المهمّة للمنظَّمة:بحيث يتمّ ترتيبها حسب درجة أهمّيتها، وأولويّتها في المستويات الملائمة لها.
• عدم الإسراف: بحيث تتمّ مراعاة التكاليف اللازمة لاحتياجات الهيكل من وحدات، وتخصُّص، والتأكيد على التقسيمات التي يُتوقَّع أن تكون ذات فوائد طويلة الأجل.
• فعاليّة الرقابة: حيث يفتح المجال للرقابة الفعّالة، بحيث أنّ الوظيفة التي يتمّ تطبيق الرقابة عليها لا تكون مع الموظَّف المسؤول عنها نفسه.
• الوضوح: بحيث تكون العناصر في الهيكل التنظيميّ مُحدَّدة بشكل دقيق.
• الملاءمة:بحيث يتناسب الهيكل التنظيميّ مع البيئة الخاصّة بالمُنظَّمة، ممّا يعني تلبية احتياجاتها.

هناك عدّة مبادئ يتم أخذها بعين الاعتبار عند بناء الهيكل التنظيمي، ومنها:

• مبدأ تقسيم العمل: بحيث يكون كلّ فرد مسؤولاً عن جزءٍ من العمل.
•  مبدأ الوظيفة: ويعني التقسيم بناءً على الوظائف، ونوع العمل.
• مبدأ المرونة: ويعني القابليّة للتكيُّف مع التغيُّرات الخارجيّة، والداخليّة، دون حاجة إلى تعديل جوهريٍّ فيه.
• مبدأ وحدة الهدف: ويعني الهدف الذي يسعى إلى تحقيقه التنظيم.
• مبدأ تساوي المسؤوليّة مع السُّلطة: حيث إنّه لكلّ مسؤوليّة وظيفيّة سُلطة تشرف على أدائها، وتُمكِّنه.
• مبدأ قصر خطّ السُّلطة:حيث إنّه كلّما قلّت المستويات الإداريّة، تزداد الفعاليّة الإداريّة.
• مبدأ وحدة الرئاسة:بحيث يكون لكلِّ موظَّف رئيس واحد يأخذُ منه التعليمات، والأوامر، والتوجيهات.