أهمية الجودة
مارس 14, 2021
بناء القدرات للمنظمة
مارس 14, 2021“تحول الجمعيات من جمعية تقليدية إلى جمعية إلكترونية”
ما لا يختلف عليه اثنان هو الدور الكبير الذي لعبته وتلعبه تقنية الاتصالات والمعلومات على صعيد التغيير للافضل في إدارة أعمالنا في جمعياتنا وانعكاساتها الايجيابية في تحسين الأداء ورفع الكفاءة وزيادة الانتاجية
معتمدين في تسخير قدرات هذه التقنيات على العنصر البشري الذي هو المحرك الاساسي لاستخدامات هذه التقنية، التحول التقليدي اليدوي في الإدارة إلى إدارة إلكترونية (رقمية) التي تعتمد على التقنيات الرقمية الحديثة لا يعني بالضرورة إلغاء كل النظم اليدوية والعودة إلى نقطة البداية وفقدان السرية في المعاملات لكن يجب الإشارة هنا إلى أن هناك الزام على بعض الجهات بالاحتفاظ ببعض الوثائق في هيئة نسخ ورقية كما مثل العقود والاتفاقيات وعقود العمل وتخزينها لفترة ومنية معينة.
وأصبح من الواجب علينا كجمعيات ومسؤولين عن مجتمعاتنا الأخذ بالأسباب في التطوير وما يتناسب مع احتياجاتنا ومواكبة للتطور الذي نشهده من حولنا ، و الاهم من ذلك هو ضرورة أن يواكب التطورات التقنية المتسارعة في جمعياتنا تطوير لقدراتنا ومهاراتنا كي نتمكن من الاستفادة من هذه الطفرات في التقنية .
نواصل معكم قراءنا الكرام مقالاتنا حول الإدارة الإلكترونية ومكننة العمل الاداري، وقد تطرقنا في العديد من المواضيع، اهمية تقنية الإتصالات والمعلومات، والمفهوم والفوائد والأهداف المتوخاه من تطبيق الإدارة الإلكترونية، وفي هذا المقال سوف نتطرق الى المواضيع الاتية:
أ. عيوب الإدارة التقليدية :
1- صعوبة الحصول على المعلومات عند الحاجة إليها .
2- بطء في إنهاء المعاملات وضعف الرقابة على سير العمل .
3- ضياع الوقت والجهد في الأعمال الورقية اليومية .
4- تفاقم اثار البيروقراطية السلبية على سير العمل اليومي .
5- ضعف الانتاج على مستوى الفرد والمنظمة .
6- تكرار الأعمال المتشابهة بين الادارات خاصة ذات البعد الجغرافي نتيجة لضعف الاتصال والربط بينهم .
7- ازدياد مصاريف تنفيذ الأعمال الإدارية دون عائد إيجابي على سير انهاء المعاملات .
ب. ميزات النسخ الورقية مقارنة بالنسخ الالكترونية :
ليس واقعيا أن نقول بأننا سوف نستغني كليا عن الورق في تعاملاتنا الإدارية ، وذلك لاعتبارات نفسية وثقافية وقانونية وطبية في عالم الأعمال. وفيما يلي أهم أسباب ذلك :
1- عدم توفر تشريعات كافية لاعتماد النسخ الالكترونية كوثائق قانونية ( الاتفاقيات ، عقود العمل …الخ ) .
2- تمكن القارئ من الحصول على شمولية واستيعاب أكبر لما يطالعه ( أكثر من ورقة للنظر فيها والمقارنة بين الجد ا ول ) .
3- أقل إ جهادا للعين .
4- مرونة أكبر في الامساك بالأوراق ومكان قراءتها وكيفية قراءتها .
5- الشعور بالراحة أكثر في التعامل مع الأوراق في القراءة لأعتبارات نفسية .
ت. معوقات تطبيق ال إ دارة الالكترونية :
التحول من العمل التقليدي اليدوي في الإدارة الى الإدارة الإلكترونية التي تعتمد على التقنيات الرقمية الحديثة لا يعني بالضرورة إلغاء كل النظم اليدوية والعودة إلى نقطة البداية وفقدان السرية في المعاملات ، بل على العكس من ذلك فإن هذا التحول سوف يعزز ا لإ هتمام بالسرية من قبل الموظف . و فيما يلي أهم المعوقات التي تواجه تطبيق الإدارة الإ لكت ر ونية :
1- لخوف من التغيير من قبل المسؤولين والموظفين والانتقال من النظام اليدوي المعتاد إلى النظام الالكتروني ( سلبيات النظام والتعقيدات العملية وفقدان الوظيفة ) .
2- تداخل مسؤوليات أتخاذ القرار للاقدام على التغيير أوالانتقال ( قرار فني ، إداري أو استراتيجي )
3- قلة الاعتمادات المالية للتطبيقات الحديثة .
4- عدم ا لإ طلاع على نماذج ناجحة في البيئة المجاورة .
5- عدم توفر الانترنت بشكل موسع في المؤسسات أو إ قتصا ره ا على فئة معينة دون غيرها .
6- عائق اللغة في بعض الاحيان والمصطلحات.
7- عدم الثقة الكاملة بالتقنيات الحديثة فيما يتعلق باستمرارية عملها .
8- قلة الكفاءات البشرية المؤهلة لاستخدام التقنيات .
9- النماذج الحالية القائمة على الحاسوب في بعض المؤسسات لم تغير من الاجراءات الإدارية التقليدية في التعامل وبالتالي لم تقنع الأخرين با لانتقال إلى النظام الالكتروني الكامل .
10- لم يكن الاهتمام بالاداء سابقا محور يدفع للتغيير .
11- كيفية مواجهة المعوقات :-
العائق التصرف
1- كيف تدعم متطلبات العمل القدرة على التأقلم السريع ( التوسع أو الانكماش )
2- كيف تضمن الخصوصية نظام أمان فعال
3- كيف تواكب المتغيرات التقنية المرونة وحسن الاختيار
4- كيف تطور إ ستخدام البرامج النظم المتوفرة مثل برنامج شؤون بر
5- كيف نضمن استخدام النظام سهولة الدخول وا لإ ستخدام
من قبل الشرائح المستهدفة
12- القوى الدافعة وراء تحسين بيئة العمل والتحول إلى نظام أكثر فعالية ومرونة وانتاجية :
13- أصبحت متطلبات العمل والموظف تفرض عليهما الحصول على المعلومات بطريقة أسهل وأسرع .
14- المواطن ، المستهلك أو المراجع يلح على ضرورة انجاز معاملته بالسرعة اللازمة وبجودة أفضل وخدمة أحسن ومرونة أكثر
15- حاجة الجمعيات إلى تخفيض تكاليف التشغيل وترشيد الانفاق من خلال استغلال امكانيات التقنيات الحديثة.
وهذه النقاط لا يمكن تحقيقها إلا بإقدام الجمعيات على احتضان وتشجيع استخدام التقنيات الحديثة مثل نظم المعلومات وإدارة المحتويات والانترنت والشبكات الداخلية وبرنامج شؤون بر والاستثمار في تأهيل الكادر البشري .
