العمل الصحيح بالبناء المؤسسي

 

العمل الصحيح بالبناء المؤسسي

 

الأمل المنشود والحلم المفقود، يتمناه الجميع ويتطلعون له ويحلمون بالوصول إليه.

فكم أنفقت من أموال وكم بذلت من جهود، من أجل إعادة بناء المؤسسات، وكم أجريت من دراسات، وكم عقدت من جلسات وكم أبرمت من صفقات، وكم حررت من وثائق وأدبيات، طمعا في هذا الأمل المفقود.

لقد خلق الله الإنسان وفطره على حب ذاته والتعصب لأفكاره ، فهو طموح يعتد برأيه ويحب من يوافقه ويبادل العداء من يعانده ويضاده، ويميل إلى حب التفرد والسيطرة على الآخرين، مع تفاوت بين الناس في تطبيق هذه المفاهيم.

وتحت ظلال هذه الفطرة وضغط هذه الغريزة، يتمسح الناس بالمؤسسات ويزعمون أنهم من أهلها ومن صناعها، وأكثرهم – إلا من رحم الله – في الحقيقة متصنعون، فتراهم تارة ينادون بالمؤسسية، وتارة يقومون بالتنظير لها، من أجل الإثبات للآخرين بأن لديهم عقولا جماعية، وأفكاراً بعيدة عن الفردية وعن حب التسلط والسيطرة، تفاديا لذم الناس، وحذرا من نفورهم عنهم، بسبب هذا المسلك الذميم ولك بالمقابل أن تتأمل في النفس التي تسمو فوق هذه الغريزة، فتمتلك روحا مؤسسية وتفكر بعقلية جماعية، فتراها تقدم رأي الجماعة، وتتنازل عن التعصب لرأيها رغبة في وحدة الصف وقوته، وحذرا من تمزقه وإضعافه.

لماذا نتحدث عن هذا الأمر؟

• لأننا نريد أعمالنا أن تستمر وأن تنمو ونريد لأعمالنا أن تنجح .
• ولأننا نريد أن ننتقل بأعمالنا من الفردية إلى الجماعية، فكم من عمل صعد ونما ثم بذهاب فرد واحد رأيناه انهار.
• ولأننا نريد لأعمالنا أن تنطلق من العفوية إلى التخطيط فكل ما كان العمل مبني بناء مؤسسي كل ما كان المجال لتثبيت أركانه بخطة واضحة الملامح بين فريق العمل .
• ولأننا نريد أن ننقل الموارد المالية والبشرية من الفردي إلى العمل المؤسسي .
• العمل إذا ما كان عمل مؤسسي يكون عملاً عرفياً والعمل العرفي تكون الأبواب مغلقة عليه بينما العمل المؤسسي شرعي قانوني تكون الأبواب مفتوحة له .

صفات العمل المؤسسي:

• الانفتاح والنضج . ( عقلية السيطرة والملكية الفردية هي عائق للعمل المؤسسي ) .
• اليقين من النجاح .
• التفكير الإيجابي وعدم التردد.
• الإدارة الصحيحة . ( مهارات إدارية ، وليست مهارات تخصصية ) .

   عناصر البناء المؤسسي  ( أركان البناء المؤسسي ) :

1. العنصر الأول من عناصر البناء المؤسسي /  الفكرة:

 لابد أن تكون الفكرة واضحة ومحددة ومميزة ويكون فيها إبداع وتفرد ( تكون جديدة ) ومدروسة

• الفكرة =50% من العمل المؤسسي .
• مهم أن يلم العاملين معك هذه الفكرة وليس أنت وحدك .
• مهم أن يلم المتعاملين معك هذه الفكرة .
• من السيئ أن تكون الفكرة حبيسة رأس واحد أو تبقى سرية عند مجموعة معينة .
• لابد أن يكون للفكرة حاجة وأهمية .
• لا بد أن تكون الفكرة قابلة للتغيير حتى يمكن تنفيذها، لأن من أسس قضية الفكرة الحلم والحلم يكون غالباً خيالي جداً.

2.  العنصر الثاني من عناصر البناء المؤسسي /  المشروعية لقانونية :

أي لك كيان معترف فيه قانونياً .

1. إما أن تكون هذه المشروعية مباشرة أو تبعية .
2. لابد من الجدية والمصداقية مع هذه المشروعية حتى نتمكن من البناء المؤسسي الصحيح .

1. لابد أن تتوافق هذه المشروعية القانونية مع نظام القيم في المجتمع .
2. فنحن حينما نتكلم عن المشروعية نتكلم عن الناحية القانونية ونتكلم عن الناحية الشرعية ونتكلم أيضاً عن ناحية الأعراف والقيم السائدة في المجتمع أو بالذات الجمهور الذي تتعامل معه .
3. المصادر الأخرى للمشروعية هي :  دعم القطاعات الخيرية، وأيضاً دعم الداعمين في المجتمع ولابد أن يكون هذا الداعم قريب من الفكرة التي ستؤسسها، وأيضاً الدعم الوزاري وعند الحصول على الدعم الوزاري نجاحك سيكون سريع جداً .

3.  العنصر الثالث  من عناصر البناء المؤسسي / القيادة :

وهي القدرة على تحريك الناس نحو الهدف.  

1. لابد أن تكون هذه القيادة معروفة وليست سرية، حتى يتمكن من لديه ملاحظة أو اقتراح الوصول إليها فالمؤسسة التي تكون قيادتها سرية تكون فقدت عنصر أساسي من عناصر العمل المؤسسي .
2. لابد أن تكون هذه القيادة معروفة ومحترمة، لأن القائد الذي لا يحترم لا يحرك.
3. من أين يأتي الاحترام : مصادر الاحترام كثيرة : قد يكون الاحترام سببه العلم، وقد يكون سببه القوة إما بمال أو بجماعة أو بداعمين ، وقد يكون الاحترام سببه القدرات الذاتية لدى هذا الإنسان إما أن تكون هذه القدرات مؤثرة أو رزينة أو فعالة أو قوية أو محاورة وقد تكون قضية الاحترام نابعة من الانتخاب وغيرها كثير وأقوى قائد هو القائد صاحب الشخصية الجذابة ( الكرزماتية ) .
4. لابد أن تكون هذه القيادة جماعية ، وليس هناك مانع أن تكون هذه القيادة فردية، لأنها قد تكون فعاله، لكن حينما تكون المؤسسة صغيرة، أما إذا كانت المؤسسة كبيرة فلابد أن تكون القيادة جماعية ( المراد بالقيادة الجماعية : مجلس إدارة )
5. لابد أن تكون هذه القيادة لديها القدرة التي تتناسب مع طبيعة هذا المشروع
6. لابد أن تكون هذه القيادة لديها القناعة والحماس لهذا المشروع حتى يتحقق نجاح هذا المشروع  .
7. لابد أن تكون هذه القيادة لديها درجة من التفرغ كافية لإدارة هذا المشروع، ليست كاملة .
8. هل من الممكن أن تنفذ أعمالك من خلال الآخرين ؟ ممكن لكن بعد ما يتأسس أي بعد أن تكتمل عناصر البناء المؤسسي عندها تستطيع أن تكلف شخص آخر بإدارتها وتتفرغ أنت للإشراف، فترة التأسيس غير قابلة للتفويض.

4.  العنصر الرابع من عناصر البناء المؤسسي /  المال :

والمال هو عصب الدعوات والنبي صلى الله عليه وسلم كان دائما يستعين بأصحابه في قضية المال فالدعوة الإسلامية كانت دائماً بحاجة إلى هذا وحين لا يتوفر  المال يلجئون إلى جمع المال من خلال حث الناس مثل تجهيز جيش العسرة

1. لابد أن نعلم أن كثير من الجمعيات والمؤسسات الدعوية تريد أن تبني نفسها بناءً مؤسسيا لكن لديهم مشكلة في قضية المال، فلابد أن نذكر ونؤسس بعض الأمور  المتعلقة بالناحية الدعوية في المال ثم ننطلق إلى الناحية المؤسسية
2. لابد أن نتذكر أن الذي يدعم الدعوات مالياً على مر التاريخ هو عدد محدود من الموسرين مهما تبرع الناس فهي تبقى تبرعات محدودة .
3. فمن المهم على من يريد أن يبني مؤسسات إسلامية دعوية أو خيرية جمعيات نفع عام ليست شركات أو مؤسسات ربحية من المهم جداً أن يرتبطوا ارتباطاً وثيقاً مع بعض الموسرين والأفضل أن يكونوا هؤلاء ضمن مجلس الإدارة ( لا يتكون مجلس الإدارة من المختصين بل قد يكون هناك أشخاص ليسوا مختصين ولكن لديهم نفوذ وعلاقات وأشخاص لديهم مال ) فحينما تفكر في مجلس الإدارة لا تفكر في القدرات الفنية والإدارية وإنما فكر أيضاً بالنفوذ والعلاقات والمال وعلى هذا الأساس يتشكل مجلس الإدارة .
4. الناحية المالية في العمل المؤسسي : يحتاج إلى أمور :
5. لابد أن تكون مصادر التمويل ذاتية . خاصة في مرحلة التأسيس  وذلك قبل أن يأخذ مداه وسمعته ويبدأ الناس بالإقبال عليه ، فهذه الفترة تعتبر فترة صرف وليست فترة إيراد إلى أن يتأسس ، ففترة الصرف هذه تحتاج إلى تمويل ذاتي من داخل المؤسسة ، ومقدار التمويل الذاتي يعتمد على نوعية المشروع .

1. قاعدة مهمة جداً في قضية الصرف :
2. كثير من الناس يبني المؤسسات بعقلية التقشف وشد الأحزمة .
3. نحن نهدف إلى الربح هذا الربح في المؤسسات التجارية والمالية يقاس بالمال أما في المؤسسات الخيرية أو الدعوية أو النفع العام فيقاس بحجم الأثر.
4. الربح هو الفرق ما بين الإيراد والمصروف إذا الإيراد أكثر من المصروف فأنت الربحان أما إذا كان الإيراد أقل فأنت خسران وإذا أردنا قياسها بالمؤسسات الخيرية فإذا زاد عدد المنظمين من الأنصار إليك فأنت ربحان أما إذا قل عدد المنظمين من الأنصار إليك فأنت خسران
5. العقلية السائدة في المشرق إذا أرادوا زيادة الربح يركزون على تقليل المصروف والدراسات تثبت عكس هذه السياسة . الحد الأقصى لتقليل المصاريف بدون ما تتأثر النوعية هو 10 % فقط من المصاريف إذا زدت عن 10% ستبدأ النوعية بالتأثر .الحل هو أن تركز على الإيراد بأن يكون أكثر .
6. إذا أردت أن أزيد في الإيراد لابد أن أزيد في الصرف  .
7. لابد أن تكون مصادر التمويل مستمرة وليست دفعة واحدة ؛ لأن التكلفة  التي قمت بتحديدها ووضعها قد تزيد ؛ إذن لابد من دبل التكلفة لأي طارئ في المستقبل
8. لابد أن تكون المصادر متنوعة ولا تعتمد على شخص معين أو جهة .
9. لابد أن يكون عندي القدرة على الزيادة عند الضرورة .
10. لابد أن يكون لدى الشخص الرئيسي في المشروع استقلالية للتصرف بالمال . طبعاً لا يكون التصرف مطلق وحتى لا يكون التصرف مطلق لابد من أن يقدم ميزانية من خلالها يعطى التصرف المطلق .
11. لابد أن يكون للمؤسسة المستقرة والجيدة نظام مالي ونظام محاسبي .

5.  العنصر الخامس من عناصر البناء المؤسسي / السمعة :

ليس لها مقياس معين وإنما قضية تقديرية يقدرها أصحاب الإنصاف ولا يسأل عنها المدير وحده  وإنما يسأل عنها ( العاملين  ، والمتعاملين مع المؤسسة ، ومجس الإدارة ، والمدير ، وأيضاً المنافسين والخصوم ، والجمهور )

ويكون السؤال عن طريق استبيان أو الحديث الودي أو مكتب استشارات أو بأي طريقة أخرى.

–    لابد من المقارنة بين حقيقة المؤسسة بسمعتها : إذا السمعة أعلى من الحقيقة لابد من تعديل الوضع الداخلي للمؤسسة إذا السمعة أقل من الحقيقة فلابد من تعديل الوضع الخارجي للمؤسسة من خلال العلاقات العامة والدعاية والإعلان .

6.  العنصر السادس من عناصر البناء المؤسسي / القدرة :

هذا العنصر يتحدث عن عدة أمور:

1. القدرة على اتخاذ القرار بدون تدخل خارجي : أي الإدارة التنفيذية هل لديها صلاحيات اتخاذ قرار بدون الرجوع إلى مجلس الإدارة . طبعاً إذا كان الرجوع كثير فمعنى ذلك المؤسسة ضعيفة أما المؤسسة التي عندها القدرة على اتخاذ القرار تكون مؤسسة أقوى ؛ لأن التغيرات التي تجري حوليهم تغيرات سريعة .
2. لابد أن يكون هناك نظام صلاحيات واضح متى يرجعون ومتى لا يرجعون . الأصل في ذلك كالتالي : ( تقر الخطة ، تقر الميزانية ، ثم تطلق الأيدي بناءً على الخطة والميزانية . أي تغييرات جذرية أو رئيسية عندها يرجعون ) .
3. القدرة على تحقيق الأهداف : طبعا وضعت خطة ووضعت ميزانية ثم بدأ العمل نسبة التغيير في الواقع عن الخطة لا تقل عن 25% لأنني سأواجه تغيرات وظروف لم تكن متوقعة هناك سؤال مهم : هل هناك مرونة كافية بحيث عندي دائماً القدرة على تحقيق الأهداف حتى لو تعدلت ؟ وكم الحد الذي أستطيع الوصول إليه ؟
4. إذن لابد أن يكون لديك خطة وأيضاً خطة بديلة ولابد أن يكون لديك القدرة على تحقيق الخطة والخطة البديلة ولابد أن يكون لديك مرونة للتعامل مع كل الظروف والمتغيرات .
5. أسهل طريقة للتغلب على معظم الصعوبات هي المال .
6. القدرة على إجبار الآخرين على المسايرة : أي أن تكون أنت المقياس ويكون عملك على هذا الأساس وأن تضع أنت المعايير فلو استطعت أن تفكر وتؤسس قدراتك بهذه الطريقة تكون حققت أعلى مستوى من النجاح . وذالك إذا كان لديك القدرة المالية والعمل الصحيح وذلك بعد توفيق الله سبحانه وتعالى .
7. العنصر السابع من عناصر البناء المؤسسي / العاملين :
8. لابد أن يتوفر فيهم مجموعة من المواصفات حتى يكون العمل صحيح :

–    العدد : هل الأفضل العدد الكبير أو العدد القليل ؟ القاعدة العامة : حاول تقليل العدد بأقل ما يمكن وكثر التعاقدات الخارجية ، فما هو من صلب العمل فوظف وما هو ليس من صلب العمل فتعاقد .

–          الكفاءة للإنجاز المهام : الكفاءة ثلاث أنواع :

1. كفاءة فنية : يكون لديه شهادة في نفس مجاله الوظيفي وذلك من خلال السيرة الذاتية .
2. كفاءة الأمانة : وذلك من خلال السؤال عن شخصية هذا الموظف : وذلك من خلال التعامل مع الناس هناك دراسة تقول أن معظم الناس يوظفون من خلال الشهادات والخبرة والقليل من يتأكد من الأمانة والشخصية . والدراسات تثبت أن 85% من الموظفين الذين يفصلون من عملهم بسبب عدم أمانتهم وضعف شخصيتهم، لذا لابد الحزم مع الموظف الذي لا يهتم بالأمانة .
3. كفاءة التفرغ للعمل : القاعدة تقول ريح الموظف يريحك وأعطه يعطيك فإذا أعطيت الموظف راتب قليل يكون إنتاجه قليل وإذا زدت في راتبه زاد في إنتاجه .

متى نغير القائد ؟ يغير إذا كان عمله تحسين العمل الموجود .

متى نبقي القائد ؟ إذا رأيناه يفتح آفاق جديدة .

كيف أزرع الحماس والقناعة لدى العاملين ؟ هناك طرق كثيرة منها :  

–    الطريقة الأولى : هي الحوار الفكري لا تتعامل مع الموظفين بأوامر فقط بل لابد من الأحاديث الودية الجانبية وحتى يكون الحوار صريح لا بد من التخلص من مبدأ السرية حتى لا تكثر الإشاعات ويحس الموظف بأنه جزء من الفريق .

–    الطريقة الثانية : التي من خلالها سيتفجر الحماس بشكل غير طبيعي هي إعطاء الموظفين صلاحيات .

7.  العنصر الثامن من عناصر البناء المؤسسي /  لوائح ونظم العمل :

من اللوائح التي تحتاجها:

1.  لائحة شؤون الموظفين: حقوقهم ، واجباتهم، عطلهم، ترقياتهم، لابد أن يكون لديك شيء واضح .
2.  نظام للرواتب: وإلا سيشعر الموظفين بالظلم والاستثناءات واردة لكن لابد أن يكون هناك أساس .
3.  نظام مالي .
4.   توصيف وظيفي: كل موظف محدد له لقب معين يحمل فيها اسم العمل الذي يعمله وما هي اختصاصاته حتى لا يكون لديك مشاكل .
5.  نظام قانوني:  نظام اختيار مجلس الإدارة نظام زيادة رأس المال نظام التصويت على القرارات، إلى آخرة من الأنظمة واللوائح الأساسية حتى تؤسس فيها عملك .
6.  أي نظام أو لائحة ينبني عليها حقوق اعرضها على محامي .
7.  حاول أن يكون لك علاقات مع الجهات التي سيكون عملك يرجع إليهم بكثرة .
8.  تأكد أن لوائحك معينة لعملك وليست معيقة لعملك .

8.  العنصر التاسع من عناصر البناء المؤسسي / الخطط وبرامج العمل  :

قم بدراسة الواقع والمنافسين لك والجمهور ومعرفة نقاط القوة والضعف بناءً على ذلك استنتج أهدافك

      1)       لابد أن تكون واضحة ومحددة ومكتوبة ومعرفة الجهات التي ستتعامل معها بالخطة .

       2)       لابد من تقسيم الخطة على الجهات التي ستتعامل معها.

       3)       لابد أن تكون هذه الخطة معروفة لدى الموظفين .

       4)       لابد أن تكون ملائمة لأهدافك الإستراتيجية .

       5)       لابد من عدم المبالغة في تفصيل الخطط .

9.  العنصر العاشر من عناصر البناء المؤسسي / المقر والمكان :

 لن تتحقق العناصر السابقة إذا لم يتوفر المقر والمكان . وجد من خلال التجارب لو أننا لم نعمل كل العمل السابق وقمنا بإعطاء مجموعة مكان كل الأمور السابقة ستتحقق .

–          مواصفات المقر المناسب :

1. الموقع الجغرافي المناسب .
2. لابد من الزيادة المساحات المفتوحة .
3.  توفير الأجهزة المناسبة .

• أربعة أمور لابد من التركيز عليها من أجل تأسيس وتطوير العمل :

1. التكنلوجيا : باستمرار قم بتطويرها .
2. الخدمة .
3. الإبداع : دائماً اسعى للتجديد في العمل .
4. تطوير العاملين : وذلك باستمرار .