يُعدّ الاتصال من الأدوات الرئيسية التي تُمكّن المؤسسات والشركات من التواصل والتفاعل مع الجهات الخارجية، سواءً كان ذلك العملاء أو المستثمرين أو الجهات الحكومية والمجتمع المحلي. فعندما يتم إدارة عملية الاتصال بطريقة فعّالة، فإنه يمكن تعزيز الصورة الإيجابية للشركة وبناء علاقات متينة مع الجهات الخارجية، كمــا يمكن أن يساعد على تحسين مستوى الثقة والولاء لدى العملاء وزيادة فرص النجاح في الأعمال التجارية. في هذا المقال سنناقش بشيءٍ من التفصيل أهمية الاتصال للجهات الخارجية وكيفية تحقيق ذلك.
يتضمن التواصل والاتصال في المنظمات كل ﻣﺎ يتعلق بالعمليات التي يتم من خلالها تبادل المعلومات والأفكار بين الموظفين والإدارة والعملاء والموردين والمجتمع المحلي وأي جهة أخرى تتعامل مع المنظمة. يعتبر وصول الاتصال الخاص جزءًا أساسيًا من عمليات إدارة المنظمات وتنظيمها، حيث يمكن استخدامه لتحقيق الأهداف وتعزيز العلاقات وتوفير الأمان والتفاعلية بالشكل العام داخل المؤسسة.
أولا : مفهوم الاتصال
المقصود بالاتصال أنه وسيلة هادفة من الوسائل الرئيسية التي تستخدمها المنظمة في تحقيق أهدافها و تدعم مكانتها، إذ أن جميع العاملين في المنظمة يتعاملون مع بعضهم البعض من خلال الخدمة التي تخص وسائل الاتصال المختلفة من أجل ضمان تسيير نشاطاتهم وتحقيق أهدافهم وهذا يدل على أن الاتصال يعتبر الوسيلة الاجتماعية التي يحقق الأفراد من خلالها سبل التفاهم والتفاعل البناء، عملية الاتصال القائمة بين الأفراد تؤدي لنقل معلومات وآراء وأفكار ومشاعر وأحاسيس…الخ بين الأفراد والجماعات كما أن استعراض كفاءة الاتصال تعتمد أساساً على العديد من العوامل من أجل ضمان نجاحها مثل طبيعة العمل، دور الجماعات الرسمية وغير الرسمية، الوسائل المستخدمة في تنسيق الجهود… الخ، كما أن الاتصال يلعب دوراً أساسياً في تماسك الجماعة سواء الرسمية أو غير الرسمية.
ولقد تباينت الآراء والمفاهيم بشأن تحديد مفهوم دقيق وواضح لعملية الاتصال بين مختلف الباحثين والمفكرين إلا أن هناك إجماع شامل حول الإطار الضمني لمفهوم الاتصال بأنه عملية نقل رسالة من شخص إلى آخر في المنظمة سواء يتم ذلك من خلال استخدام اللغة أو الإشارات أو المعاني أو المفاهيم… الخ بهدف التأثير على السلوك.
والاتصالات تعتبر الجهاز العصبي لأي مؤسسة أو شركة معتمدة لأنها الوسيلة الوحيدة التي يمكن من خلالها نقل و تنظيم المعلومات و البيانات والآراء والقرارات التي تؤدي إلى التأثير على العاملين وتعديل اتجاهاتهم والتأثير على دوافعهم وقيمهم ومعتقداتهم فلا يمكن أن يتم ذلك كله من غير استخدام وسيلة الاتصال لرفع مكانة المؤسسة.
عناصر عملية الإتصال الخارجي
تشمل عناصر عملية و تقنية الاتصال الخارجي في المنظمات عدة عناصر أساسية، وهي:
المرسل: وهو الممثل عن المنظمة و ما جرى بها الذي يقوم بإرسال الرسالة أو يجمع المعلومات و المجالس التي تعقد إلى الجهة الخارجية. يجب أن يكون المرسل على دراية بالثقافة واللغة والأهداف والقيم العامة للجهة الخارجية المستهدفة و التطلعات العالقة في القسم الإداري.
الرسالة المقدمة: وهي تلقى المعلومات أو الأفكار التي تتم إرسالها من قبل المنظمة إلى الجهة الخارجية. يجب أن تكون الرسالة واضحة ومفهومة ومتناسبة مع الجهة الخارجية المستهدفة، وتحقق الهدف المرجو من الاتصال.
المتلقي: وهو الشخص أو الجهة الخارجية التي تتلقى الرسالة من المنظمة. يجب أن يتم تحديد المتلقي وفهم احتياجاته ومتطلباته لتحقيق الاتصال الفعال، ويبقــى المتلقي الدليــل على نجاح تقنيات ووسائل استراتيجية المنظمة بأسلوباً مفيــدًا و فعالاً.
القنوات الاتصالية و الإعلامية: هناك أنواع عديدة من الأدوات والقنوات المستخدمة لإيصال الرسالة من المنظمة إلى الجهة الخارجية. تشمل هذه القنوات البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والرسائل النصية والفاكس والشبكات الاجتماعية وغيرها من القنوات التي تهدف إلى التنمية و تحقيق الأمن الإداري.
التغذية الراجعة: وهي الردود والملاحظات التي يتلقاها المرسل من المتلقي بعد استلام الرسالة. يتم استخدام التغذية الراجعة لتحسين وتطوير عمليات الاتصال الخارجي في المنظمة.
بشكل عام، يجب أن تكون عملية إيجاد و تفعيل الاتصال الخارجي في المنظمات فعالة وفعالة لتحقيق الأهداف المرجوة، ويتطلب ذلك فهم جيد للمتلقي واستخدام القنوات الاتصالية المناسبة وتحليل التغذية الراجعة لتحسين الأداء.
مناهج عملية الإتصال الخارجي
مع النظر إلى عملية الاتصال التنظيمي والتنسيق نجد انها تشمل كافة عمليات الاتصال في المنظمات العديد من الأدوات والقنوات المختلفة، مثل الاجتماعات والمحادثات الشخصية والمكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني والرسائل النصية والرسائل الفورية والشبكات الاجتماعية والمواقع الإلكترونية وغيرها. وتهدف عمليات الاتصال في المنظمات إلى تحقيق العديد من الأهداف، بما في ذلك:
تحقيق التواصل الفعال بين جميع أفراد المنظمة والذي يعتبر استراتيجية من مصادر قوة و تقدم المؤسسة في اﻟﻌﻤﻞ والتعاون الدولي و المحلي.
توفير المعلومات و ﺍﻟﺒﻴﺎﻨﺎﺕ اللازمة للجهات المشرفة والموردين لاتخاذ القرارات المناسبة في الشؤون الأدارية و لتحقيق سيطرتهم وشعبيهما.
بحث و تحقيق الانسجام و العدالة بين أهداف المنظمة و العملاء و الجهات المانحة و المنظمات و يمكن القول ان جميع المنظمات في أمس الحاجة لهذا القرار ضمن خطة التقدم المؤسسي.
تحقيق الشفافية والمصداقية في جميع العلاقات المتعلقة بالمنظمة و ما تقدمه من خدمات لإدارة العمل بصورة عالية و بالشكل و الهيئة الأمثل بطريقة معقولة.
تحقيق العلاقات الاجتماعية والتفاعلية الإيجابية بين جميع الأطراف المتصلة بالمنظمة في نطاق الوزراء و المسئولين و مختلف شرائح الشعب.
الاستعانة بالاساليب والتقنية الحديثة وتكنولوجيا العصر الرقمي المرئي و السمعي و تطبيقات الأجهزة و الذكية في برنامج المؤسسة المختلفة من الأصول المطلوبة في العمل مع مراعاة التنسيق بينهما.
وبالتالي، يتطلب نجاح عمليات اﻻﺗﺼﺎﻻت الدائم التي تحتاج إليه المنظمات القدرة على تبادل المعلومات بشكل واضح ودقيق وفعال، والتعامل مع جميع الأفراد بحساسية واحترام وتقدير، والتأكد من فهم الرسائل المعلوماتية وتحقيق الانسجام بين جميع الأطراف لتخطي جميع التهديدات و تحقيق متطلبات المنظمة.
أهمية تحقيق الاتصال
لقد تم التنويه في السطور السابقة أن تناول عملية الاتصال وسبل التعامل مع الدائرة العالمية أصبحت في غاية الأهمية بالنسبة للمنظمات بمعنى لا يمكن لأي منظمة تسعى إلى تحقيق أهدافها أن تتجاهل عملية الاتصال وهذا يؤكد أن غالباً كثير ﻣﻦ المنظمات قد فشلت في تحقيق أهدافها بسبب أن عملية الاتصال كانت عملية غير سليمة وهذا يقودنا إﱃ سؤال وهو لماذا تعتبر عملية الاتصال في قطاع الأعمال عملية مهمة للمنظمة؟ وسنحاول الإجابة عن تلك الأسئلة بواسطة النقاط التالية:
. 1 أن التضخم الكبير في المنظمات والتشعب في فروعها والتنوع والتعقد الهائل في وظائفها أدى إلى ضرورة وجود نظام متطور من العلاقات أو الاتصالات التي تمكن من الربط بين هذه الأجزاء والفروع بما يضمن للمنظمة قدرتها على أن تؤدي وظائفها بصورة فعالة و هو الشأن الذي يشغل جميع المنظمات اليوم في الدولة و يمثل البنك المعرفي لها.
2 . إن اعتماد و تطوير منظومة اتخاذ القرارات و الممارسات الذي يمثل المحور و التحول الأساسي الذي يقوم عليه ويخدم عمل المدير و نائب مجلس الإدارة في أي منظمة على المعلومات وأن نجاح أو فشل القرارات الإدارية تعتمد على مدى النجاح أو الفشل ﻓﻲ إجراء الاتصالات التي تهدف إلى الحصول على المعلومات الدقيقه خلال أيام قليلة.
. 3 تظهر أهمية اﻻﺗﺼﺎل ال إلكتروني و التقليدي من خلال الترابط بين مصالح المنظمة الإدارية ومحيطها الخارجي و الداخلي (البيئة الخارجية) لأن المنظمة لا تستطيع أن تعمل بمعزل عن البيئة المحيطة بها لأنها تحصل على كل مواردها من البيئة المحيطة، بالإضافة إلى أنها تقوم بتسويق منتجاتها إلى هذه البيئة وهذا كله يحتاج إلى عملية اتصال فعالة.
4 . إن الوضع التنافسي بين المنظمات في اي دولة و عدم التنسيبق كما أدى إلى زيادة الاهتمام بعملية الاتصال المشترك حيث أن المنظمة إذا أرادت أن تكون في مقدمة المنافسين عليها أن تبقى يقظة وتحصل على جميع المعلومات التي تساعدها في ذلك وهنا تبرز أهمية التطور في عملية الاتصال التي تستطيع المنظمة أن تجريها حتى تتمكن من الحصول على المعلومات المطلوبة و تعزيزها ممــا يساهم في تطوير المؤسسة.
تظهر أهمية الاتصال من خلال الوظائف الأساسية التي يحققها الاتصال وتتمثل كما يلي:
1. شرح و بناء سياسات وأهداف المنظمة دائما مع شفافية نقل اي تصريح ل رئيس مجلس الإدارة و الخدمات و المصالح و الضوابط الأولية مما يخدم تطلعات المنظمة.
2 . إشعار الموظفين بكل الأنباء إضافة إلى تدقيق و تعزيز شعورهم بأهميتهم وضرورة إطلاعهم على كل الأمور إلى أقصى حد.
3. إخبارهم بكافة التعديلات المتوقعة وشرح لهم الدوافع والأسباب التي جعلت الإدارة أنّ تقوم بذلك، فهذا يؤدي إلى قبولهم للأمر.
4 . تعزيز الثقة المشتركة بين الإدارة والموظفين وبين الرؤساء والمرؤوسين وبما يتناسب مع درجة رؤية واتصال المنظمة.
5 . التعرف على آراء العاملين وإتاحة الفرصة لهم بالمشاركة وتقديم الاقتراحات ومحاولة الإدارة الاستفادة من ذلك و بالتالي تنفيذ عدد أكبر من المهام.
6. تعزيز اي علاقات داخلية و خارجية تربط المنظمة بالمجتمع او اي جهات أخرى لدعم أهداف المنظمة.
“إذا كنتم تبحثون عن شريك موثوق به لتنظيم وتحسين علاقاتكم الداخلية والخارجية، فلا تترددوا في التعاون معنا. زوروا موقعنا الإلكتروني https://bodsh.com/ للاطلاع على خدماتنا الفعالة والمتميزة في هــذا المجال، وتحقيق أهدافكم بكفاءة ونجاح.”
#وزير #البلدين #وزارة #محمد #قطر #للبلدين #السعودية #الشيخ #القطرية #apple #الصديقين #معالي #الة #فعَ #عمان #بسوية #وأسعار #girlstech #الوزارة #السوري #الجامعة #الأميركي #الأمريكي #إمــارة #دبــي #الله #زايد #مجامالت #السعودي #الإمارات #العربية #ماجد #الحرب
