توثيق الإنجازات (التقرير السنوي)

توثيق الإنجازات

تقوم بعمل دورات و مراتب عمل داخل المؤسسات العربية و المؤسسة الدولية في عام واحد و متوسط ، جير يجب أن تكون واضحة حسنة التنظيم.

لكن ما هو التقرير بالضبط؟ ما هي أهميته؟ وماهي منهجيات كتابة تقرير سنوي ناجح؟
هذا ما مناقشته في هذا المقال.

أنواع التقارير (التقرير السنوي)

في الواقع ليس هنالك تصنيف عالمي موحد توصلت إليه الأبحاث يصنف أشكال عرض التقارير لتوثيق الإنجازات السنوية، لكن فئات التصنيف التالية شائعة الاستخدام وتساعد عادة في عملية دراسة التقارير واستخدامها، كما هو موضح أدناه:

1- التقارير الرسمية وغير الرسمية:
التقارير الرسمية تكون شديدة التنظيم وتركز بشكل كبير على الحيادية والترتيب، كما أنها تتضمن الكثير من التفاصيل وتلتزم بصيغة كتابة معينة يتمّ فيها إزالة بعض العناصر مثل ضمائر المتكلم. أما التقارير غير الرسمية، فتكون عبارة عن رسائل قصيرة تُكتب بلُغة طبيعية اعتيادية مستخدمة في الحياة اليومية.

2- التقارير الطويلة أو القصيرة:
فالتقرير المُكون من صفحة واحدة هو بلا شكّ تقرير قصير، والتقرير المُكون من 20 صفحة فأكثر فهو تقرير طويل، من الصعب تصنيف التقرير تبعًا للطول أو الحجم أو العدد، لكن ضع في اعتبارك أنه كلما كان التقرير أطول، أصبح رسميًا أكثر.

3- التقارير الإعلامية أو التحليلية :
التقارير الإعلامية أو التحليلية Informational Reports مثل التقرير المالي الذي يطرح بشكل سنوى تحتوي عادة على معلومات مهمة واضحة عن الشركة أو المؤسسة، و يتم طرحه من خلال المركز الإعلامي للمؤسسة أو اللجنة المنظمة.

4- تقارير المقترحات:
تقارير الاقتراح هي نوع من التقارير التي تهدف في المقام الأول إلى دراسة مشكلة معينة ومحاولة إيجاد حلول لها، حيث أنها تتضمن عادة خطة شركة معينة لتلبية احتياجات شركة أو مؤسسة أخرى. معظم المؤسسات الحكومية تعلن عن احتياجاتها من خلال نشر ما يُعرف “دعوة لتقديم المقترحات” أو “Request for proposal” والتي تقدم بناءً عليها الشركات المختلفة تقاريرها التي توضح فيها كيف يمكنها حلّ المشكلة المطروحة ومعالجتها.

5- التقارير الرأسية أو الجانبية:
يعتمد هذا النوع من التصنيف و التقييس على اتجاه حركة التقارير في داخل المؤسسة الواحدة. فالتقاريرُ التي تتنقل من الأعلى إلى الأسفل أو بالعكس في السلم الوظيفي للشركة (من المدراء إلى الموظفين أو العكس)، تُسمى التقارير الرأسية Vertical Reports. أما تلك التي تتنقلُّ بين الموظفين أنفسهم في القسم الواحد في الشركة أو بين أقسام مختلفة في نفس المستوى الوظيفي، فهي تُسمى بالتقارير الجانبية Lateral Reports (ترتبط بعملية التشغيل).

6- التقارير الداخلية أو الخارجية:
كما يعبر عنها الاسم، التقارير الداخلية هي التي يتمّ تبادلها داخل الشركة أو المؤسسة الواحدة، أما التقارير الخارجية فهي تلك التي تنتقل بين شركات متعددة مثل التقارير السنوية أو المالية للشركات.

7- التقارير الدورية:
النوع السابع يتضمن التقارير الدورية، تصدر التقارير الدورية في مواعيد مجدولة بانتظام. حيث يتمّ إرسالها عادة رأسيًا إلى الأعلى (من الموظفين للمدراء) وتخدم الرقابة الإدارية بشكل أساسي. وهنا تساهم النماذج المطبوعة مسبقًا والبيانات التي يتم إنشاؤها بواسطة الكمبيوتر في توحيد التقارير الدورية.

8- التقارير الوظيفية:
يتضمن هذا التصنيف مجموعة واسعة من التقارير المختلفة التي تأخذ تسميتها من الهدف الأساسي وراءها، لذا نجد هناك: التقارير المالية، تقارير التسويق، التقارير المحاسبية، بالإضافة إلى العديد من التقارير الأخرى، وهنا يجدر التنويه إلى أنّ التقارير الوظيفية قد تندرج تحت أيّ نوع من أنواع التقارير المذكورة أعلاه، فقد تكون داخلية أو خارجية، ويمكن أن تكون رأسية أو جانبية…وهكذا.

عناصر كتابة التقارير:
لإعداد التقارير بكفاءة ومهنية كما ينبغي بناءاً على المقياس الدولي المُتبع، يرجى تغطية عدد من العناصر المهمة التي يتكون منها وهي كالتالي:

العنوان: عنصر محوري في إعداد التقارير، لا يمكن أن يتم إعداد أي تقرير مهما كان نوعه أو حجمه دون اختيار عنوان مناسب تماما لما يحتويه التقرير، قد يحتوي هذا العنصر على عنوان التقرير واسم الشركة التي تم إعداد التقرير لها.

جدول المحتويات: يتضمن هذا القسم العناوين الفرعية للنص الأساسي المكتوب، يعتبر جزءا مهما جدا من كتابة التقارير، فهو يساعد القراء في الوصول إلى الأقسام المطلوبة في تقريرك دون بذل جهد.

الملخص: يتم في هذا العنصر تقديم ملخص للنص الأساسي للتقرير بالكامل ويطلق عليه أيضًا اسم ملخص إعلامي.

المقدمة الخاصة: هذا العنصر هو الأكثر أهمية في النص الرئيسي، يعرض نظرة شاملة عن الموضوع، وكل الأفكار والمعلومات التي سيتضمنها.

موضوع التقرير: يناقش المحتوى الرئيسي للتقرير، من معلومات، وأرقام وبيانات، وأهم الإنجازات، وتطلعات الشركة المستقبلية، مع تحليل وتقييم وتفسير البيانات المدرجة.

الخلاصة أو التوصية: ذكر النتائج التي توصلت إليها القوائم العامة في التقرير والتوصية لعرض العناصر المؤثرة للقراء حسب التقييم العام.

الملحق: في جزء التذييل، يمكن إرفاق و تنزيل الرسوم البيانية، والقوائم، والدراسات الاستقصائية والمواد المشابهة التي ترتبط بتقريرك ويساعد القراء على فهم التقرير بشكل شامل.

معلومات الاتصال التفاعلي: يتم إدراج وتحميل عنوان الشركة، أرقام الهواتف، البريد الإلكتروني، والموقع الإلكتروني وأي معلومات أخرى تساعد في الوصول إلى الشركة.

بعض التقارير قد تحتوي على عناصر أخرى مثل نبذة عن الشركة، أهدفها، القيم، الرؤيا، كلمة رئيس مجلس الإدارة… إلخ.

منهجيات توثيق الإنجازات السنوية:

قد تتساءل الآن بعد أن تعرفت على أشكال و عناصر التقارير المختلفة، عن منهجيات كتابة تقريراً لتوثيق الإنجازات السنوية، وربما تفكر الآن إن كانت كتابة تقرير مالي تختلف عن كتابة مقترح مثلاً.
حسنًا، على الرغم من تعدد أشكالها واستخداماتها، إلاّ أنّ منهجيات كتابة التقرير وخطوات إعداده الأساسية واحدة، وتنطبق على جميع الأنواع، و تتضمن الآتي:

1- ابدأ بكتابة فقرة تلخيصية، لنقل رسالة توضيحية و صورة كلية للمهام والمسؤوليات التي نجحت المنظمة في تأديتها.
2- اذكر المزيد من المعلومات الداعمة لكل نقطة من نقاط المُلخص بما يثبتها من تفاصيل ومعلومات وحقائق للعام المذكور.
3- اعتمد على تنسيق احترافي لمحتوى الملف و شارك القارئ بشكل مستمر أثناء عرض البيانات.
4- استعرض الإنجازات الدائمة للمنظمة الخيرية وفقًا لثلاثية “التحديات” و”الإجراءات” و”النتائج” مع ذكر الفتره الزمنية.
5- استخدم الأرقام والقياسات بشكل عام لعرض أهم أعمال و انجازات المنظمة كلما أمكن.
6- أعد تذكير القارئ بالتوقعات والأهداف الوظيفية و الإدارية و المالية التي طُلب منك تحقيقها.
7- أضف رسوم وبيانات بصرية إلى التقرير، بالإضافة إلى منهجية جمعك للبيانات.
8- اعرض الجوانب السلبية من منظور إيجابي.
9- امنح الآخرين ما يستحقونه من إشادة.
10- أجرِ عملية تدقيق لغوي للتقرير قبل إرساله (آخر خطوة قبل إرساله).

أهمية توثيق الإنجازات السنوية

يعتبر إعداد التقارير السنوية و النصف سنوية و توثيق الإنجازات العامة و الرئيسية في كثير من المؤسسات والمنظمات غير الربحية والجمعيات التزاماً ثابت، … لذلك فهي تكسي أهمية بالغة سيتم التعرف عليها بشكل مُفصل من خلال النقاط التالية المُمثلة في عشر فوائد:

• زيادة المهارات الفنية والإدارية والمالية لدى المؤسسات الأهلية بشكل مستمر و جديد.

• توحيد جهود القائمين على المؤسسات و عملية التواصل الناجح من خلال تقديم التقارير بشكل دوري وبكفاءة عالية.

• تنظيم إدارة المعلومات و عملية البحث داخل المؤسسة من خلال تحميل معلومات مهمة للمستثمرين والعملاء والموظفين ووسائل الإعلام، والمجتمع المحلي..

• يقدم التقرير معلومات عن الأوضاع الاقتصادية ، من خلال تضمين الرسوم البيانية أو المخططات لتسهيل فهم المعلومات المعقدة وجعلها أكثر قابلية للفهم

• تعتبر التقارير فرصة لزيادة القدرة على مراقبة أداء الموظفين بالتالي يساهم في زيادة كفاءة الأداء المؤسسي بالمنظمات الخيرية في العالم.

• تساعد التقارير أصحاب المنظمة في الحصول على فكرة بشأن خطة الإدارة الاستراتيجية للسنة القادمة و أعمالها، وكيف ستعمل الإدارة على نجاح المنظمة، لمكافحة الفشل الإداري و تحسين عملية الاختيار المؤسسي.

• يبقى التقرير السنوي ايضاً أداة قوية للكشف عن نقاط القوة واستراتيجيات المنظمة أمام المستثمرين و المتبرعين ، وأداة اتصال أكثر جاذبية مع المتبرعين، كما انها تبقيهم على علم بحالة و مسيرة المنظمة وتساعد على بناء الثقة بها كمورد طويل الأجل.

• عكس صورة إيجابية لدى الجهات الداعمة والمشرفة عن قدرات المنظمة الخيرية و إنشاء رابط قوي بينهم و علاقات وطيدة .

• الحفاظ على حقوق الفريق العامل القائمة بالتالي العمل على جذبهم واستبقاءهم ، فالموظفون يريدون التأكد من أنهم يعملون لصالح شركة تقدمية يمكن أن توفر لهم مستقبلاً آمنًا وفرص عمل قوية..

• توفر التقارير السنوية محتوى فعال حول مهمة الهيئة وتاريخها وتلخص إنجازات و أنشطة المنظمة في العام الماضي و تعمل كمرجع و دليل للاعوام القادمة.

#لعام # image #type #download #thumb #اضغط #pdf #english #لهيئة #submenu #share #ocimf #هـ