يعتبر التنظيم في عصرنا الحالي سر النجاح لمنظمات الأعمال الوطنية بغض النظر عن طبيعة عمل هذه المؤسسات سواء كانت خدمية أو منظمات ربحية أو منظمات أخرى تسعى إلى الربح والتميز فهو العمود الفقري للمنظمة وهو الذي يستطيع أن يوصل المؤسسة نحو تحقيق أهدافها الموجودة مع بقية العناصر الإدارية ، حيث أنه يعتبر عنصرا مهما من عناصر الاداء الاداري .
يمكن تحديد اتجاه للتنظيم بكونه إطارا عاما للأهداف حيث أن التنظيم يمثل الوظيفة الإدارية الثانية ، وهو يتضمن تحديد المراحل التي يمر بها التنفيذ ، وتحديد متطلبات كل مرحلة من هذه المراحل من الإشراف والرقابة وتعبئة الموارد واختبار الأنشطة المناسبة ، فالتنظيم يمكن اعتباره إطارا تتحدد فيه الأهداف وتتوزع من خلاله المسؤوليات والاختصاصات، لذلك سيقوم هذا المقال بمناقشة كل ما يخص بترسيخ الأفكار التنظيمية داخل المنظمات.
تعريف الأفكار و الإجاراءات التنظيمية
يمكن تعريف الأفكار و الإجاراءات التنظيمية في المؤسسات (organizational business ) بأنها : “تحديد الأنشطة والمهام والأدوار اللازمة لتحقيق أهداف المؤسسة ، وإسنادها إلى الأفراد بما يتواءم مع مهاراتهم من خلال إيجاد آلية لتنفيذ الخطط”
يمكن ايضا تعريفها كالتالي :
هي عبارة عن عملية حصر الواجبات اللازمة لتحقيق الهدف وتقسيمها إلى اختصاصات للإدارات والأفراد ، وتحديد وتوزيع السلطة والمسؤولية ، وإنشاء العلاقات التمكين مجموعة من الأفراد من العمل معه في انسجام وتعاون بأكثر كفاية لتحقيق هدف مشترك و التي تساهم في غرس الابتكار والتطوير في بيئة العمل و الهياكل الإدارية.
ومن خلال التعريفات و المفاهيم السابقة التكفيرية يمكننا القول بأن جوهر عملية التنظيم ببُنية المؤسسة في اي دولة هو تقسيم و تحسين جودة العمل السائدة، وتحديد المسؤوليات والسلطات ، ويتطلب ذلك تنسيق جهود العاملين و جلسات العصف الذهني من أجل تحقيق الأهداف المنشودة.
مبادئ الأفكار التنظيمية
إن الأفكار التنظيمية لأية منظمة أو جهاز تنفيذي ، يمثل الانطلاق لأية عملية تنظيمية أخري ، فهو يعتبر الإطار الذي يضم المجموعات المختلفة من الوظائف التي تشكل منظومة العمل طبقا للشكل أو النموذج الذي حددته الإدارة (organization) ، والذي ينتج عنه النظام أو الترتيب المنطقي والعلاقات التعاونية .
وفي حالة إعداد تنظيم جديد أو إعادة تنظيم لأي منظمة لابد من مراعاة عدة عوامل وهي :
1- تحديد أوجه النشاط المطلوب ممارستها لتنفيذ السياسات المحددة والخطط المرسومة التي عن طريقها يتحقق الهدف المطلوب وفقاً للثقافة التنظيميـة بالمؤسسة.
2- تقسيم وتجميع أوجه النشاط ومجالاته في شكل شعب أو وحدات عمل ، لتحقيق التخصص وتسهيل الإشراف ﻓﻲ صورة ذهنية إيجابية .
3- تحديد وتعريف السلطات التي تمنح لكل مدير أو مشرف ، لضمان حسن أداء العمل وبالتالي تحديد العلاقات بين الأقسام والشعب .
4 – تحديد مدى الاستفادة من اللجان ، وكيفية تنسيق جهود اللجان مع وحدات العمل وتجميعها في شكل مترابط من خلال جهاز تنظیمي واحد .
5- تصميم التنظيم بالشكل الذي يحقق الأهداف الديمقراطية المرسومة إيجابيا مع عدم إهمال الجانب الشخصي في تغيير التنظيم ومشاكل الأفراد والعلاقات الإنسانية .
خصائص الإجراءات التنظيمية
يعتبر الهيكل التنظيمي و الإجراءات التنظيمية في اي مؤسسة وسيلة أو أداة هادفة لمساعدتها علي تحقيق أهدافها بكفاءة وفاعلية، ﻤﻥ خلال المساعدة في تنفيذ الخطط و الافكار في البيئة المهنية واتخاذ القرارات وتحديد الأدوار وتحقيق الانسجام بين مختلف الوحدات والأنشطة وتفادي التداخل والإزدواجية والإختلاف العامة و تغيرها لذلك تتمتع بعدد من الخصائص الثرية كالآتي:
– هي أساس لمقومات الشخصية الإنسانية السليمة، فكلما كانت سوية انعكست على الشخصية والعكس.
– كونها موجها في اتخاذ القرارات ومعيارا في التفكير للحكم ﻋﻠﻰ قيم الأشياء.
– تجمع بين متغيرات التناسب والثبات والتغيير وذلك الذي تهدف له كل مؤسسة.
– تأثرها بالعقيدة والثقافة والتقاليد والعادات المجتمعية.
أهمية الأفكار و الإجاراءات التنظيمية
تبرز الأهمية القصوي لترسيخ الإجراءات التنظيمية في العملية الإدارية في أنه :
1- يقسم العمل بين الأفراد العاملين كنتيجة لتحديد الاختصاصات .
2- يحدد أسلوبا نمطيا للعمل ، ويعود ذلك بواسطة الإجراءات الذهنية المفصلة والقواعد التي توجه للعمل اليومي ، ومن ثمّ يعني العاملين من محاولة تحديد وترسيخ إجراءات وقواعد العمل في كل حالة وتسهم في تعزيز قوالب عملية الإبداع و الثقافة والمخططات الجيدة التي تتشعب في المنظمة.
3- يوفر خرائط و نظاما تُحفْز الاتصالات والمعلومات ، سواء الاتصالات الرسمية أو غير الرسمية .
4- ينقل القرارات إلى أقسام المؤسسة الداخلية سواء ﻜﺎﻥ بشكل أفقي أو رأسي .
5- ينظم العلاقات و ثقافة التعامل بين الرئيس والمرؤوسين خلال أيام قلائل.
6- تهيئة الفرد لاختيار السلوك الذي يعزز من توافقه مع الآخرين مما يخلق نوعاً من الانسجام في فرق العمل ويحسن من الاتصال الإداري الفاعل ويحد من الصراعات التي تؤثر على تحقيق الولاء والنجاح المأمول مع تطوير القدرات العامة لخلق أفضل النتائج.
مراحل تنفيذ الإجاراءات التنظيمية في المؤسسات
تتمثل مراحل تنفيذ الأفكار و الإجاراءات التنظيمية في المنظمات بالخطوات التالية :
الخطوة الأولى :
تبدأ المراحل بتحديد الأهداف الرئيسة للعملية الإدارية ، وأهدافها الفرعية بصورة مركزية إذ من شأن التحديد معرفة نقاط الاحتياجات التنظيمية ، ومن ثم اختيار الهيكل المناسب .
الخطوة الثانية : (represent ideas )
تحديد الأنشطة و الخرائط اللازمة ﺤﻭل إنجاز الأهداف اﻟﺘﻨﻈﻴﻤﻴﺔ بطريقة ﺟﺪﻳﺪة، والأعمال التي تؤدي إليها ، وتصنيف هذه الأنشطة ، وتجزئتها إلى ﺃﻓﻜﺎﺭ تنفيذية يمكن تطبيقها و يساعد بها العمال بالمؤسسة.
الخطوة الثالثة :
تحليل وقياس الظروف البيئية المحيطة بالعملية الادارية ، ونشاطها ، و التي عاداً ما تُنسى لوضعها في الاعتبار عند تصميم الهيكل التنظيمي ، ولفحص مدي استقرارها ، وتجانسها و دورها في إصلاح المؤسسة.
الخطوة الرابعة :
تجميع الأعمال في وحدات ومجموعات تكوين الوحدات التنظيمية في ضوء الموارد البشرية و هي نقطة التحول في طرق وأساليب الإدارة و تعتمد بشكل كبير على تبادل الخبرات و الشورى بين أفراد المؤسسة و القادة و تولد الثقة.
الخطوة الخامسة :
توزيع أوجه النشاط والمفاهيم الإدارية الرئيسة ، والفرعية على الوحدات ، أو التقسيمات الإدارية التنظيمية ، بحيث يتم ترتيب الوظائف فيي مستويات إدارية متدرجة بين الجماعة، وتحديد اختصاصات ، وسلطات ، ومسؤوليات كل منها ، ووصف كل وظيفة ، وتصنيفها ، وترتيبها ، وإسناد كل منها إلى عقد الفرد الذي تتوافر فيه الشروط المطلوبة .
الخطوة السادسة :
و ﻫﻲ تحديد دور العلاقات التنظيمية ﺍﻟﻤﺸﺘﺭﻜﺔ و ﺍﻝﻘﻴﻡ الإعلامية، بعد تكوين ﻤﺠﻤﻭﻋﺔ الوحدات الإدارية و ﺍﻟﺜﻘﺎﻓﺔ العامة فإنه لابد من ربط لقاءات هذه الوحدات مع بعضها من خلال تحديد العلاقات المناسبة بين العاملين في مختلف المستويات الإدارية رأسيا وأفقيا ، في ضوء مفاهيم أساسية أهمها : السلطة ، والمسؤولية ، والتفويض ، و الإعلام والمركزية ، واللامركزية ، ونطاق الإشراف و هنا تكمن أهمية مشاركة وتبادل الرأي.
ومن بين عناصر الاداء الاداري ( التخطيط – التوجيه – المتابعة ) فإن ﺍﻷﻓﻜﺎﺭ و النزاهة ﺍﻟﺘﻨﻅﻴﻤﻴﺔ لا تقل اهمية عن أي عنصر من حيث تيسير العمل الاداري وفق آلية محددة مع توزيع الأدوار والمسؤوليات والأنشطة على الأفراد والجماعات وفق ما خطط له بصورة أشمل وأعم لكل خدمة و التي تساهم في القضاء على جميع الخلافات داخل ﺍﻟﻤﻨﻅﻤﺔ و المجلس الإداري.
شروط تنفيذ أفكار الإجراءات التنظيمية
إن مفهوم الإجراءات التنظيمية من أهم التوجهات الإدارية الحديثة وهو ليس جديداً على مجتمعنا المحلي، و لكي يتحقق بفاعلية يجب توافر عدد من الشروط كالآتي:
1- أن يتم اختيارها والالتزام بها من بين عدة بدائل يتشارك فيها جميع العاملين لتجنب الصراع والخلاف.
أن تنسجم مع أفكار واتجاهات وقيم العاملين لضمان الالتزام بها.
2- أن يكون عددها محدد وواضح بعيداً عن الغموض، حتى يتمكن من إدراكها العاملون وكي تحقق أهداف المؤسسة.
3- أن تكون ثابتة لا تتغير ولا تتأثر بفعل المواقف والحالات الطارئة حتى يحرص العاملون على تطبيقها على أرض الواقع.
4- أن تكون تلك القيم معززة لأداء العاملين وذات تأثير مباشر على اتجاهاتهم وسلوكهم بما يتوافق مع أهداف المؤسسة.
5- أن تكون واضحة للجميع من خلال تدوينها في مكان بارز في المؤسسة حتى يتمكن العاملون من الالتزام والعمل بها.
