الأدلة الإجرائية

 

في هذه المقال إذا لديك الاهتمام بإدارة إجراءات العمل سوف نتعرف :

مفهوم :الإجراءات
أهداف الإجراءات وفوائدها
مفهوم :أساليب العمل
مفهوم التنظيم الإداري
تبسيط إجراءات العمل 
تعريف -السياسات الإدارية
نبذة عن إدارة إجراءات العمل 
تطور علم إدارة إجراءات العمل 
أثر إدارة الإجراءات بالأرقام 
التحول إلى الإدارة المعتمدة على الإجراءات
 
مفهوم :الإجراءات:-
 
التعريف (1): يقصد بها الخطوات التفصيلية والمراحل التي تمر بها العملية الإدارية من البداية وحتى الانتهاء منها:
التعريف (2): مجموعة من الخطوات والمراحل التي تمر بها العملية الإدارية من أجل تقديم خدمة أو تحقيق هدف معين
.
أهداف الإجراءات وفوائدها:-
 السرعة والدقة في أداء الأعمال.
 تحقيق أهداف التنظيم.
 تحسين جودة الخدمة المقدمة .
 مراعاة الجوانب الاقتصادية وتقليل النفقات.
– تخفيف ضغط العمل. 
– الابتعاد عن الارتباك والازدواجية.
 زيادة دور وتأكيد أهمية العملية الرقابية.
– تحسين الروح المعنوية للأفراد العاملين وكذلك العلاقات التنظيمية.
 
مفهوم :أساليب العمل:-
 يستخدم لوصف نشاط جماعة  من الناس  يعملون في المجال (  الحكومي أو الخاص القطاع الخيري ) والذي يتطلب منهم تقديم النصح والمشورة للإداريين في وسائل التنظيم وطرق العمل بهدف زياد الكفاءة الإدارية في العمل( أجود خدمة بأقل وقت وجهد وتكلفة ) 
 
مفهوم التنظيم الإداري:-
 
بأنه تنسيق وتوحيد الجهود والأعمال والأنشطة بما في ذلك تحديد السلطة والمسئولية المعطاة للأفراد لغايات تحقيق الأهداف.
وعلى الرغم من تعدد التعريفات إلا أنها تشترك في إظهار عدة مؤشرات لابد من توافرها في أي تنظيم إداري وأبرزها ما يلي:-
وجود هدف محدد ومتعارف عليه.
وجود أنشطة لازمة لتحقيق هذه الأهداف.
وجود أفراد عاملين مؤهلين ومدربين للقيام بهذه الأعمال.
ضرورة توافر المبادئ المهمة في التنظيم مثل : التخصص وتقسيم العمل والإشراف والتوجيه ووحدة الأمر… الخ.
 
 
تبسيط إجراءات العمل 
هناك عدة مفاهيم لمعنى تبسيط إجراءات العمل ومنها 
هو البحث عن أفضل الوسائل والخطوات لأداء العمل وربط العناصر والإمكانيات المادية والبشرية في شكل يؤدي إلى تقليل المجهودات غير المنتجة إلى أقل حد ممكن.
إلغاء الإجراءات غير الضرورية في أداء هذا العمل وبالتالي الاستخدام الأمثل للمجهودات البشرية والوقت والمال 
هو فن تحقيق الاستخدام الأمثل للمجهودات البشرية والامكانيات المالية والوقت بما يحقق أداء العمل بأسرع وأسهل وأرخص الطرق 
 
 التنظيم + الإجراءات
 
 يهتم بدراسة:
 
التنظيم 
1- دراسة الهيكل التنظيمي 
2- تقسيم العمل بين الإدارات 
3- تحديد الاختصاصات 
4- وضع الهياكل التنظيمية
5- وضع الخرائط التنظيمية 
6- إعادة تنظيم جهاز المنظمة 
على أسس علمية
 
الإجراءات 
1- دراسة الإجراءات 
2- تحليل الإجراءات 
3- تبسيط الإجراءات + تحسينها 
4- تصميم إجراءات جديدة مناسبة
 
ما هي إدارة إجراءات العمل ؟
إدارة إجراءات العمل BPM هي مجموعة الآليات التي تنتهجها المنظمات للعناية بإجراءاتها (توثيقها ونمذجتها وتحسينها وحوكمتها وقياس أدائها).
ويمكن تقسيم دورة حياة الإجراء إلى 5 مراحل:
 
التحسين 
حل المشكلات لردم الفجوة بين الأداء الراهن والأداء المأمول 
 
المراقبة 
مراقبة التنفيذ وقياس الأداء 
 
التنفيذ 
تنفيذ العمل اليومي باتباع الإجراء المصمم المنمذج 
 
النمذجة 
رسم الإجراء بلغة نمذجة واضحة 
 
التصميم 
الاتفاق على الخطوات التي ينبغي أن ينفذ الإجراء بناءً عليها 
 
ترصد المنظمات الناجحة نسبة من مواردها لإدارة إجراءات العمل بصفة دورية بهدف :
– تقليص المخاطر 
– حماية المنتجات والخدمات
 زيادة القدرة على التوقيع 
 تحسين الجودة
– تحسين تماسك الإجراءات 
– حماية العلامة التجارية 
– تسهيل العمليات 
 تقليص الكلفة 
 
 
أهم عمليات إدارة الإجراءات من وجهة نظر الإدارة العلمية التقليدية 
 
(مراقبة الجودة )
 
(الإنتاج )
 
(التصميم) 
 
سلبيات الإدارة العلمية التقليدية 
– السطحية 
– انعزال الإجراءات عن بعضها 
– صعوبة الإدارة 
– ضعف الجودة 
 
إيجابيات الإدارة العلمية الحديثة التقليدية 
– توحيد المعايير 
– التركيز على الاختصاص 
– الاهتمام بالتحسين 
– المركزية 
 
في الماضي كانت الأولوية للإنسان ، في المستقبل يجب أن تكون الأولوية للنظام .
 
ما تتفق عليه التقارير 
تتفق أغلب التقارير الخاصة بقياس أثر إدارة إجراءات العمل في المنظمات على أنها تساعد بصفة مباشرة ومنذ العام الأول على :
– زيادة الدخل 
– تخفيض التكلفة وتجنب الهدر 
– تحسين إدارة الإنتاج
– تطوير إدارة الأخطار 
– تحسين الإنتاجية 
– تحسين تجربة العميل 
– دعم القدرة التنافسية 
– تسهيل التحول الرقمي 
– فتح آفاق التطوير والابتكار  
 
مكونات دليل الإجراء 
 
تعريف مبسط لدليل الإجراء : 
هو وثيقة تشرح لقارئها كيف يسير هذا الإجراء 
تختلف مكونات دليل بين منظمة وأخرى ، لكن يمكننا إيجاز أبرز المكونات فيما يلي :
1- بطاقة الإجراء : أشبه بالهوية الشخصية للإجراء، تعطي نبذة عن هدف الإجراء، وبدايته ونهايته ومدخلاته ومخرجاته والإجراءات المرتبطة به (السابقة واللاحقة)والسياسات الضابطة له وبعضهم يزيد أشياء أخرى 
2- مخطط الإجراء رسمة الإجراء بلغة النمذجة المعتمدة داخل المنظمة وتمثل تصوراً لمسار الإجراء (أو مسارته) يوضح رحلته من بدايته إلى نهايته.
3- أوصاف الخطوات 
جدول يصف كل خطوة من خطوات الإجراء على حدة ، فيشرحها بشيء من الإسهاب ويحدد المشاركين في تنفيذها ( إن كانوا أكثر من شخص )ويوضح مدخلاتها ومخرجاتها والانظمة التقنية المستخدمة في تنفيذها والمدة المتفق عليها لإنجازها هذا المكون هو صلب الدليل وهو الذي يبحث عنه قارىْ الدليل ليفهم التفاصيل ويزيل اللبس ويح الخلاف في الفهم 
4- ملحقات 
يمكن أن يحتوى الدليل في نهايته على جداول إضافية، مثل جدول مؤشرات الأداء جدول النماذج المستخدمة جدول الأخطار المحتملة ، ألخ … كما يمكن أن يحتوى في بدايته أو نهايته على جدول لتحديد الأشخاص الذين عملوا في إعداد الدليل والذين اعتمدوه ، وجدول آخر لتتبع التعديل على الدليل وإصدار النسخ المختلفة.  
 
لماذا يتم توثيق السياسات والإجراءات ؟
 
-فهم الوضع الحالي 
-إرشاد الموظفين 
-الحد من الممارسات الخاطئة 
-تسهيل عملية التواصل 
-حوكمة الأعمال  
 
 
مراحل بناء الإطار الموحد لتوثيق السياسات والإجراءات :
-البحث المكتبي 
-دراسة وتحليل الوضع الحالي 
-تصميم الإطار الموحد لتوثيق السياسات 
 
آلية عمل توثيق السياسات والإجراءات :
-الاعتماد 
-البناء 
-التخطيط 
توثيق الإجراءات المبنى على الهدف 
 
كيف يؤثر هدف التوثيق في اختيارك لطريقة التوثيق ؟
 
هدف التوثيق 
1- ضبط آلية تنفيذ الإجراء
2- التدريب وتكوين رأس مال معرفي
3- قياس أداء الإجراء
4-تهيئة الإجراء للتحسين
5-تهيئة الإجراء للأتمتة
6-الحصول على شهادات التميز والجودة
طريقة التوثيق المقترحة 
توثيق مفصّل ودقيق لتوحيد آلية التنفيذ وضمان اتساق جودة المخرجات
 
توثيق مفصّل ودقيق كذلك ، لتكون المعلومات واضحة للجميع حتى لو رحل طاقم العمل الحالي بأكملة 
 
يمكن الاكتفاء بتوثيق إجمالي يتعامل مع الإجراء كصندوق أسود، مع وضع مؤشرات أداء على المخرجات النهائية للإجراء 
 
توثيق مسار الإجراء فقط دون الإغراق في التفاصيل ، إذ إننا سنعيد التوثيق المفصّل في مرحلة التحسين 
 
يكون التوثيق – في هذه الحالة – بلغة (BPMN) حصراً ، مع الاهتمام بتوثيق الأنظمة التقنية على نحو تفصيلي 
 
الاهتمام بشروط ومتطلبات جهة إصدار الشهادة 
# وليد # الصمعاني #الدكتور #أصدر #والعمل #قراراً #نشرها #الجريدة #الرسمية #أيام  نسخة من الأدلة الإجرائية الخاصة بجمعي الأدلة الإجرائية الخاصة بجمعية التنمية الأسرية الإجرائية الخاصة بجمعية التنمية الأسرية بالأحساء الإجرائية دليل إنشاء برامج لأهل الإجرائية المنظمة للعمل في مراكز التأهيل وزير  العدل يقر الأدلة الإجرائية لنظام العدل يقر الأدلة الإجرائية لنظام الإثبات قرارا بالموافقة على الأدلة الإجرائية لنظام