إدارة الوقت
مقدمة عن إدارة الوقت
– جميعنا نحصل على ال24 ساعة نفسها يومياً،هل فكرت إذاً لماذا يتمكن بعض الأشخاص من تحقيق مهام أكثر بكثير في العمل عن غيرهم؟! الجواب يكمُن في فن و علم إدارة الوقت وتنظيمه!
– حيث يعتبر الوقت من أثمن الكنوز لمن يعي كيفية تنظيمه بعناية و استثماره بما يُفيد، و تعد سرعة الوقت من أهم سمات عصرنا الحاضر، حيث ان المهام المطلوبة دائماً ما تكون أكثر من الوقت المتاح، ومع ذلك قد يفنى الشخص عمره و لا يشعر بمرور الوقت إلا بعد فوات الأوان، و من هنا ظهر مصطلح إدارة الوقت ليتولى مُهمة تلبية إحتياجات العمل المختلفة التي تتزايد يوماً بعد يوم.
– لذا فإن قضاء القليل من الوقت لقراءه هذا المقال و التعرف على أهم الوسائل و التقنيات و المهارات في عملية إدارة و تنظيم وقتك ستنعكس فوائده العديدة عليك لكي تتمكن من السيطرة على الحياة العملية والحياة المهنية الخاصة بك.
(أ) مفهوم إدارة الوقت:
يمكن تعريف مصطلح “إدارة الوقت” أو “Time management” بأنه أحد فروع علوم الإدارة، و قسم مهم في العملية التنظيمية التي يتم من خلالها التحكم الواعي في ترتيب المهام العملية المطلوب إنجازها في الوقت المُحدد لذلك قدر الإمكان ، و إدارته بفاعلية و الحد من فرص إضاعته دون جدوى بهدف زيادة كفاءة و إنتاجية الفرد و لذا فإن فن إدارة الوقت هو الذي يضع حداً فاصلاً بين الشخص الناجح و الفاشل.
(ب) مهارات إدارة الوقت:
الإستخدام الأمثل لعملية الوقت والاستفادة القصوى منه تتم من خلال عدة مهارات و استراتيجيات مُحددة يجب التحلي بها و إتباعها لكيفية إدارة وتنظيم الوقت بكل خصائصة بشكل فعال ، لذا إن اردت تحقيق النجاح المطلوب في العمل كل ما عليك فعله هو الإلتزام بخطوات و مهارات إدارة و تنظيم الوقت في أسلوب حياتك المهنية بشكل يومي من خلال النقاط التالية:
- تعيين الأولويات بحكمة: هي مهارة من إحدى مهارات إدارة و تنظيم الوقت و تتم من خلال تنظيم الأولويات و الأنشطة وترتيبها و تعني تحديد الفرق بين العمل المهم، العمل المستعجل، العمل الضروري و العمل الذي يمكن تأجيله، عن طريق وضع الأمور المستعجلة و المهمة في بداية الخطة ثم تتدرج إلى الأقل ثم الأقل أهمية.
- وضع أهداف واقعية: من أهم خطوات الوصول إلى الهدف هو تحديده، و رسم الطريق الأمثل للوصول إليه، و يجب ان يتسم هذا الهدف بالواقعية لكي يكون قابل للتحقق، عندما تتخلى عن تنفيذ هذه الخطوة تكون قد بدأت في إهدار وقتك دون جدوى.
- التطوير من عادة التنظيم: تنظيم و تخطيط المهام في العمل تُعتبر درجة من أحد أبرز الدرجات للتمكن من الاستفادة من الوقت ولكنها تحتاج إلى ذكاءً بالغاً، حيث انها وسيلة فعالة تجعل الشخص بدراية تامة بالمهام اللازمة و التوقيت اللازم لإنجازها، بالإضافة إلى إدراك المتغيرات و المستجدات المستمرة بشكل كبير.
- عمل خطة زمنية للمهام:و يعني تقييم المسئوليات المتراكمة داخل حدود خطة زمنية واضحة، بحيث يتناسب مع نمط عملك و وقتك و طبيعة المُهمة ذاتها، مثل إنهاء المهام السريعة و القصيرة بالوقت المحدد ثم الإنتقال إلى الأطول، أو المهام البسيطة ثم الإنتقال إلى الأكثر تعقيداً وفقًا لما يتراءى لكل شخص فالأمر يتسم بالمرونة و التوازن الصحيح.
- القضاء على أسباب الإنشغال: من أهم طرق التخطيط لعملية إدارة الوقت هو الحرص على التأكد من إتمام كل مهمة و تجنب جميع وسائل التشتيت في الوقت الذي يقضيه مع التركيز على مهمة محددة بدلاً من القيام بمهام متعددة بما يساهم في توفير وقتك و طاقتك الذهنية و زيادة الإنتاجية.
(ج) وسائل إدارة الوقت:
تقوم إدارة الوقت على العديد من الوسائل التي يمكن إتباعها لتنمية مهارات إدارة الوقت و تنقسم وسائل إدراة و تنظيم الوقت إلى قسمين كما يلي:
– الوسائل التقنية لإدارة الوقت
من المنظور التقني…يمكن استخدام الأجهزة الإلكترونية و الوسائل التقنية العصرية كوسائل للمساعدة في عملية التخطيط لكي تدير الجهد والوقت كالحاسبات الآلية، المسجلات الصوتية، الماسح الضوئي، البريد الإلكتروني، المفكرة الإلكترونية في سبيل تحقيق أهداف العمل، متطلبات المهمة و تلقي استجابات مختلفة و ردود سريعة تشمل مختلف ضلوع دول العالم بمنتهى الدقة و السرعة.
-الوسائل الغير تقنية لإدارة الوقت
v أولاً: الخرائط الذهنية: بواسطة تقسيم المهام و التخطيط للأنشطة المطلوب انجازها و تفريغها في شكل قائمة للحصول على راحة البال بدلاً من الشعور بالقلق و العشوائية ، فالأمر اشبه “بقص” التفاصيل المتشابكة و “لصقها” في خريطة ذهنية واضحة.
v ثانياً: المفكرات: و المقصود بها تحديد و تدوين الأفكار الذهنية التي تراود الإنسان و تدور بداخله أثناء العمل مثل: الأهداف، الأسئلة العشوائية، الخواطر و المهام المطلوبة و يمكن تطبيقها بشكل منظم من خلال تحميل عشرات التطبيقات على الهاتف المحمول.
v ثالثاً التقويم: يعتبرالتقويم أحد أفضل الطرق لإدارة وقتك بشكل صحيح و يتم بتنظيم و ترتيب المواعيد و التذكير بإقترابها أو وقت يحين موعدها، خصوصاً في حالات كثرة المواعيد، الإجتماعات و المقابلات مع الناس سواء داخل القاعات أو عبر الانترنت ليتفرغ العقل من إتمام وإنجاز المهام المطلوبة واحدة تلو الأخرى.
(د) الأسباب الشائعة التي تؤدي إلى الفشل في إدارة الوقت:
من المؤكد ان المفتاح الرئيسي لإدارة عملية الوقت هو الطريقة التي يتعامل بها الفرد مع الأزمات في العمل و يدير بها شئونه المهنية و التنظيمية، ولذلك وجب الإشارة إلى عدة أسباب أو مناهج حياتية تساهم في مضيعة الوقت و من أهم هذه الأسباب (علاوة عن عدم تطبيق ما سبق ذكره من تقنيات و وسائل لإدارة الوقت):
– عوامل التشتيت في حياتنا اليومية مثل: وسائل التواصل الاجتماعي، تصفح الإنترنت، التحدث مع زملاء العمل و الأصدقاء، و الرسائل الفورية.
– عدم اتباع نمط حياة صحي يُعرف بأنه من الأسباب الأهم للفشل في إدارة الحياة العملية مثل: التدخين، عدم ممارسة الرياضة، عدم الحصول على قسط كافي من النوم، و اتباع انظمة غذائية غير صحية.
– الشعور المستمر بالقلق و التوتر و عدم الطمأنينة.
– الإنشغال بمهام متعددة و غير محددة ليس لها قيمة تشغل الذهن كثيراً عن المهام الرئيسية.
– أحد النتائج التي تسبب الفشل في إدارة الوقت عندما تشعر بعدم التركيز و العشوائية في التخطيط أثناء العمل.
(ه) أهمية إدارة الوقت:
تعتبر عملية إدارة وتخطيط الوقت بأنها أحد أهم المهارات الأولوية في العمل، حيث ان لإدارة و استغلال الوقت أهمية بالغة نظراً لكثرة المهام و المواعيد المستمرة و الحاجة الدائمة إلى تجنب السير عشوائياً و اتباع أنماط تنظيمية… لذا فإن فوائد وأهمية إدارة الوقت في حياتك العملية وحياتك المهنية تكمن فيما يلي:
- القدرة على زيادة إنتاجية الفرد و إنجاز المهام مما يُعتبر استثمار للوقت.
- تعمل اداره الوقت على المساهمة في حل أزمات و تحديات العمل الأساسية و الثانوية بشكل سريع و بجهود و وقت أقل.
- الوصول إلى أهدافك على المستوى العملي والإداري بفاعلية و التمكن من تحقيق التطوير الذاتي.
- تعطي الفرصة في التخلص من الضغوطات بالتالي الشعور بالسعادة و التفاؤل بالتالي تحقيق نجاح ملحوظ.
- تحسين وتطوير جودة و فعالية كفاءة مستوى العمل و التطور المهني بشكل جيد.
- تعليم المرء الدقة و الإنضباط في العمل و الإهتمام بالشئون التنظيمية بالشكل الصحيح.
- تساعد إدارة الوقت في زيادة الثقة و رفع معنويات الأفراد بطريقة فعالة.
- تقليل التوتر و القلق و الحد من الضغوط بالتالي إعطاء مُتسع من الوقت لأداء أنشطة و مهام أخرى.
