أهمية العمل على محاور الخطة التنفيذية
الخطة التنفيذية للجمعية أو ما يعرف بالتخطيط التنفيذي في القطاع الثالث بهدف تحقيق الخطة الاستراتيجية والتطوير التنموي المستدام والتعامل بمرونة مع الظواهر السلبية؛ مثل قلة الشفافية وعدم اهتمام المانحين وعدم إبراز المنجزات، والتغير المناخي والآثار السلبية الناجمة عن الظواهر الطارئة كجائحة كورونا جميع هذه الأسباب وغيرها الكثير يتسببون في عدم تحقيق الجمعية لأهدافها ولذلك لابد من أن تكون هناك خطة استراتيجية للجمعية لبلوغ أهدافها وخطة تنمية الموارد المالية وكذلك خطة لمواجهة المخاطر، وهنا تأتي أهمية العمل على محاور الخطة التنفيذية التي تلعب الدور الرئيسي في كل ذلك وأيضاً تساهم في تحقيق غايات وأهداف وتطور الجمعية من عدة جوانب (إداري، تقني، مالي، إعلامي)، إذا الخطة التنفيذية هي برنامج تفصيلي يوضح الخطوات والإجراءات اللازمة لتنفيذ أهداف الجمعية والوصول إلى النتائج المستهدفة في الأوقات المحددة بالخطة وذلك باستخدام الدعم المتاح على الوجه الأمثل.
الغرض من إعداد الخطة التنفيذية
تحويل الأهداف إلى خطوات تنفيذية يمكن متابعتها وذلك عن طريق:
- تحويل الأهداف إلى مهام تنفيذية
- تخصيص المهام وتحديد المسؤوليات
- تحديد أعداد الأفراد
- تحديد الإطار الزمني لتنفيذ المهام
- وضع الترتيب المنطقي لتنفيذ المهام
- توضيح كيفية استخدام الدعم كم وكيف
- حساب التكلفة لكل مهمة من المهام التنفيذية بالخطة
- تطوير مؤشرات قياس الأداء
- تحديد الجهة المعنية بالمتابعة
- تحديد دورية المتابعة
الخطة التنفيذية توضح الإجابات عن الأسئلة التالية:
- ماذا نعمل؟ (ما هو النشاط/ المهمة المطلوب تنفيذها)
- من الذي سيقوم بالعمل (المسئول عن النشاط/ المهمة)
- متى سيتم العمل (متى يتم تحقيق النشاط/ المهمة)
- كيف سيتم العمل (طريقة التنفيذ – الدعم)
- كم يتكلف هذا العمل (تكاليف كل مرحلة)
التخطيط التنفيذي ووضع خطط تنفيذ منهجية مقترحة
منهجية إعداد خطط تنفيذية سنوية للهدف
- تحديد الأهداف على المستوى الزمني و الذي سيسهم تحقيقها في تحقيق الغايات والأهداف الاستراتيجية للجمعية.
- تحديد أولويات هذه الأهداف.
- تحديد المبادرات والأنشطة التي تضمن تحقيق الأهداف المحددة.
- تحديد مسؤولية التنفيذ لكل نشاط.
- تحديد الإطار الزمني لبداية ونهاية كل نشاط.
- تحديد الموارد الضرورية لتوفير المدخلات (الموارد البشرية والموارد المالية والموارد التقنية …والإعلام الخ).
- تحديد الموازنة.
- تحديد مؤشرات قياس الأداء باستخدام بطاقة مؤشر الأداء.
أدوات لقياس مستوى الأداء
- تبين العلاقة السببية التي تربط بين كافة مراحل العمل: المدخلات، العمليات، المخرجات، النتائج، والأثر.
- تكشف عن مواطن الخلل في الأداء
- تمكن الإدارة من اتخاذ إجراءات تصحيحية بالوقت المناسب لضمان تحقيق الأهداف المخطط لها.
